Administrar un restaurante es un trabajo complejo. Con el fin de permanecer en el negocio, los operadores controlan de manera constante los costos de sus restaurantes y buscan maneras de administrar las operaciones con mayor eficiencia, sin dejar de hacer frente a los aumentos de los precios generados por la inflación, fenómeno que se ha convertido en una realidad cotidiana.
Si planificas y tienes cierta disciplina, puedes aumentar las ganancias siempre que controles los costos de tu restaurante y elabores estrategias creativas para mantenerlos en el nivel más bajo posible.
Desglose de los costos de los restaurantes
Los costos operativos se refieren a los gastos que un restaurante incurre en el proceso de ejecutar sus operaciones diarias, y se pueden clasificar en fijos, variables o semivariables.
Los costos fijos son gastos mensuales, como por ejemplo el alquiler o el seguro.
Los costos variables son gastos que se modifican en función de ciertas situaciones, de modo que son menos previsibles. Los ingredientes que utilizas son un buen ejemplo de costos variables.
Los costos semivariables son un híbrido entre los costos fijos y los variables. La mano de obra se considera un costo semivariable si tienes empleados asalariados (costo fijo) y empleados que trabajan por hora (costo variable).
La suma de los costos fijos, los costos variables y los costos semivariables arroja el total de los costos operativos del restaurante. Si bien la situación de cada restaurante es única, las principales categorías de los costos que deben asumir los dueños de restaurantes son las siguientes:
Costo de productos vendidos (COGS): el costo total de todos los ingredientes que se necesitan para crear los platos del menú.
Costos operativos: los costos indirectos relacionados con el funcionamiento de tu restaurante, entre ellos el alquiler o la hipoteca, equipos de cocina, servicios públicos, sistemas informáticos, seguros, impuestos sobre la propiedad, empaquetado, marketing y publicidad, reparaciones y mantenimiento, entre otros.
Mano de obra: el costo total de contratación de personal, incluidos los sueldos y salarios, beneficios e impuestos sobre las nóminas.
Los operadores pueden realizar un seguimiento de estos costos y los ingresos mediante el Estado de resultados (P&L) para determinar las ganancias.
A continuación, ofrecemos 9 consejos para reducir los costos de un restaurante y obtener mayores beneficios.
1. Negociar con proveedores
Los operadores pueden asociarse con sus proveedores para poner a prueba diferentes estrategias que permitan mejorar los precios, como realizar órdenes al por mayor o pagar los artículos por adelantado.
En la reciente Main Street Summit de DoorDash, que tuvo lugar en Los Ángeles, Kwini Reed, de Poppy + Rose, compartió sus ideas sobre cómo ahorrar costos cuando se trata de asociarse con proveedores:
Estoy continuamente pendiente de nuestros ingresos y gastos. Analizo los libros y depuro datos de manera constante. “¿Esto puede servirme? ¿Podré conseguir una mejor tarifa?”. Si tienes tres proveedores diferentes, debes comenzar a negociar y averiguar cómo reducir los costos.
También puedes intentar utilizar nuevos tipos de empaquetado y métodos de envío para reducir costos y agilizar las operaciones de tus proveedores. Briana Valdez, fundadora y directora ejecutiva del restaurante TexMex, HomeState, con sede en Los Ángeles, propuso varias soluciones para afrontar los retos de la inflación relacionados con sus proveedores. En primer lugar, solicitó a los proveedores que empaquetaran de nuevo los envíos de mantequilla en bloques de cinco libras en lugar empaquetarlos en las tradicionales barritas. También redujo los costos del restaurante al pedirle a su proveedor que mezclara los huevos con anticipación en lugar de enviarlos con cáscara. Este método también ahorra tiempo a su propio equipo, ya que no es necesario romper miles de huevos todos los días.
Briana también participó en la Main Street Summit en Los Ángeles, en la que compartió consejos sobre cómo establecer relaciones sólidas con los proveedores. Puedes ver la sesión completa en YouTube.
No puedes decirle a tu proveedor: “Hola, necesito bajar mis precios”. Sin duda, deberá ser un trabajo colaborativo, así que piensa cuáles son las soluciones que puedes aportarles.
Por último, puedes intentar encontrar proveedores que ofrezcan precios más bajos para reducir el porcentaje del costo de los alimentos. Si bien los proveedores de los restaurantes aprecian la lealtad, quizá sea conveniente que consultes la red con la que trabajas y encuentres opciones de proveedores nuevos si consideras que te están cobrando mucho por las materias primas. Quizá puedas comprar ingredientes de la misma calidad a menor costo.
2. Compra ingredientes de temporada
Puedes satisfacer a tus clientes y ahorrar dinero si compras ingredientes de temporada, es decir, cuando son abundantes y están a un buen precio.
Un menú de temporada también significa ofrecer a los clientes los ingredientes más frescos y sabrosos en el momento. Tomates y maíz en verano, calabaza en otoño, arándanos en invierno: si ofreces estos atractivos sabores en tu menú, despertarás el interés de los clientes por visitar tu restaurante. Además, los comensales reconocerán el apoyo que brindas a las granjas locales, así que asegúrate de destacar en el menú de dónde provienen los ingredientes.
Un menú de temporada también crea oportunidades continuas al lanzar ofertas por tiempo limitado (LTO) con platos especiales de temporada para impulsar las ventas. La disponibilidad limitada de un artículo genera cierta sensación de urgencia en el consumidor, que considera que debe actuar con rapidez o se perderá la oportunidad de vivir la experiencia.
3. Realiza un análisis de ingeniería del menú
Los dueños de restaurantes pueden aumentar los márgenes de ganancias a través de la ingeniería del menú, una estrategia para analizar la rentabilidad y la popularidad de los artículos del menú. Comienza por desglosar los costos de tus platos, incluidos todos los ingredientes para determinar el costo exacto de cada elemento del menú (sin incluir la mano de obra). Luego, usa esta información para clasificar los artículos de tu menú por volumen de ventas, ganancias y niveles de popularidad durante un período específico. Realizar este análisis te ayudará a determinar cuáles son los artículos más y menos rentables.
Los socios de DoorDash pueden ver fácilmente qué elementos del menú son los más populares al crear un informe en el Portal de tiendas.
Para reducir los costos del restaurante, evalúa cuáles son los platos menos rentables y piensa distintas ideas para mejorar la rentabilidad. ¿Puede sustituir los ingredientes por otros más económicos? ¿Puedes lanzar una promoción para impulsar las ventas? ¿Puedes escribir descripciones atractivas del menú? Si los platos no son rentables o populares, considera la posibilidad de eliminarlos definitivamente del menú.
Al encontrar maneras de maximizar los platos rentables y mejorar aquellos que tienen menos rentabilidad, los operadores de restaurantes pueden determinar la mejor estrategia de fijación de precios y el mejor diseño del menú para su negocio.
4. Ofrece platos vegetarianos
El precio de los alimentos ricos en proteínas, como la carne de vaca, de ave y de cerdo, ha sufrido un aumento constante en los últimos años debido a la inflación, problemas en la cadena de suministro y sequías que afectan a gran parte de la industria agrícola de EE. UU. Como resultado, el precio de la carne subió un 7.5 % en agosto de 2022 en comparación con el año anterior.
Los restaurantes que buscan reducir costos y satisfacer las expectativas de los consumidores pueden complementar o sustituir los platos con carne por ingredientes vegetales de menor costo. El grupo de investigación Lumina Intelligence concluyó que solo el 20 % de todos los platos que se sirven en las cadenas de restaurantes en el verano de 2022 contienen carne, lo que representa una caída del 4 % con respecto a la primavera de 2022.
Considera otras alternativas para sustituir la carne con alto contenido en proteínas, como frijoles, quinoa, lentejas, garbanzos y tofu, que son excelentes opciones para elaborar hamburguesas vegetarianas, ensaladas, tazones de cereales y tacos. Briana Valdez, de HomeState, en el menú incluyó platos vegetarianos, como su nueva receta de tacos con frijoles negros y bebidas a base de leche de avena, para reducir los costos de los platos, y además atraer a los comensales que prefieren un estilo de vida saludable y hábitos alimentarios sustentables.
Hace poco empezamos a elaborar nuestra cookie milk (leche con trozos de galletas) con leche de avena y compartimos ese cambio en Instagram. Las personas se mostraron interesadas en ordenar una bebida de menor costo y también se entusiasmaron porque no solemos hacer muchos cambios en nuestro menú.
5. Minimiza el desperdicio de alimentos
Dado que el costo de los alimentos representa una parte importante de los costos totales del restaurante, es conveniente reducir al mínimo la cantidad de alimentos e ingredientes que se tiran. El desperdicio excesivo de alimentos no solo es muy perjudicial para el medioambiente, sino también puede afectar de forma negativa el margen de utilidad de tu restaurante.
Para minimizar lo que desechas al final de cada día, realiza un análisis exhaustivo de los desperdicios. Haz un seguimiento de los pesos y tipos de residuos (artículos de papel, productos agrícolas, carne, etc.) para tener una referencia. A continuación, verifica que el personal guarde los alimentos de forma adecuada y que los cocineros aprovechen al máximo los ingredientes. Por ejemplo, en lugar de tirar lo que no usas, puedes preparar sopas y caldos con muchas de las sobras de la comida elaborada.
Además, gestionar el inventario de forma inteligente ayuda a minimizar el desperdicio. Controla los datos de las ventas para prever los días de mayor y menor actividad, de modo que puedas ordenar la cantidad correcta de ingredientes. ¿Tus clientes siempre se llevan a casa las sobras para sus perros o dejan la mesa con comida en el plato? Considera emplatar porciones menores u ofrecer porciones menores para que los clientes puedan decidir cuánto quieren comer.
6. Reduce la rotación de empleados
Los costos de la mano de obra representan otro de los principales gastos de los restaurantes. Pero como saben todos los dueños de restaurantes, los empleados son el activo más valioso. Por este motivo, en términos de negocio, tiene sentido que los salarios de los empleados sean lo más altos posible.
Nos aseguramos de estar a la altura y pagar por encima del salario mínimo, es decir, nuestro personal recibe una remuneración superior al salario mínimo para que todo sea justo.
Además, puedes analizar la planificación para evitar el exceso de personal en momentos de poca actividad y reducir los costos de horas adicionales. Capacitar a los empleados para que realicen diversas tareas permite aumentar la flexibilidad del personal. Considera la posibilidad de utilizar soluciones tecnológicas, como sistemas automáticos de gestión de órdenes o quioscos de autoservicio de órdenes, para agilizar las operaciones y reducir los costos de la mano de obra.
Sin embargo, una estrategia infalible para reducir los costos de la mano de obra consiste en retener a los actuales empleados, ya que resulta mucho más costoso reemplazar a un empleado que retenerlo. Aquí presentamos dos estrategias para tener en cuenta:
Crea un plan de promoción interna: A la hora de contratar gerentes, enfócate en los empleados actuales que puedan estar listos para un puesto de liderazgo. Dado que ya comprenden tus operaciones y cultura, por lo general, es más rápido y más eficaz que esperar por el candidato externo ideal. Ofrece a los empleados con gran potencial oportunidades de crecimiento profesional a través de programas internos de formación y desarrollo que les permitan ascender en su carrera profesional.
Ofrece un bono de retención: el costo de contratar a un nuevo empleado es mucho más alto que el costo de mantener a uno actual. HomeState comenzó a ofrecer un bono de $500 a los empleados que permanecen en el trabajo durante tres meses. Si bien eso puede parecer mucho, esta iniciativa ayudó no solo a retener a los empleados, sino también a motivarlos para reclutar a sus amigos y familiares.
"Esta acción generó un alto nivel de lealtad y motivó a los miembros de nuestro equipo a contarle a sus amistades lo mucho que les gusta trabajar aquí, esto refleja una estrategia de contratación muy auténtica", explica Briana. “A las personas les gusta trabajar con sus amigos, y esto ayudó a crear una cultura organizativa positiva”.
En este interesante debate de Main Street Summit de DoorDash, en Los Ángeles, Othon Nolasco (cofundador de No Us Without You LA), Kwini Reed (copropietaria de Poppy + Rose, Poppy + Seed) y Akira Akuto (cofundador de Konbi) comentan su estrategia de ofrecer beneficios a los empleados de los restaurantes para retenerlos y, al mismo tiempo, mantener los costos bajos. Puedes ver la sesión completa en YouTube.
8. Cuida el equipo de tu restaurante
El equipo que utilizan los restaurantes incluye electrodomésticos y herramientas para preparar, cocinar, refrigerar y almacenar alimentos. Ya sea que compres o alquiles el equipo, equipar una cocina para uso comercial puede costar más de $100 000. Dado que la inversión es muy grande, es importante realizar tareas de mantenimiento para garantizar que estos artículos de gran valor funcionen siempre de forma óptima.
Un congelador dañado no solo implica gastos de reposición, sino también costos de mano de obra, reparación, alimentos en mal estado y pérdidas de ingresos si el restaurante se ve obligado a cerrar temporalmente.
Programar tareas de limpieza y mantenimiento con regularidad ayuda a evitar que se produzcan roturas y prolonga la vida útil de los equipos. Capacita a tu equipo de trabajo para que adquieran el hábito de limpiar adecuadamente las planchas, hornallas y parrillas; comprobar que los ventiladores funcionen bien; limpiar o sustituir los filtros del lavavajillas y de la campana de extracción; inspeccionar las bisagras de las puertas de los refrigeradores; y controlar que no haya fugas en las zonas de almacenamiento y lavado. Los operadores también pueden adquirir equipos con certificación Energy Star® para reducir el consumo de energía y los costos de los servicios públicos.
9. Descubre cómo ahorrar a través de asociaciones con empresas de tecnología
Incluir tu negocio en aplicaciones como DoorDash puede ayudarte a llegar a más clientes e impulsar las ventas, pero asegúrate de aprovechar al máximo estas asociaciones con empresas de tecnología. A continuación, encontrarás algunas maneras de aumentar las ganancias y sacar el máximo provecho de tu asociación con DoorDash:
Ofrece entrega de bebidas con alcohol:añade bebidas con alcohol a tu menú de DoorDash, esto te ayudará a aumentar el importe de los tickets y las ganancias, sin dejar de cumplir las regulaciones locales.
Optimiza tu menú de DoorDash: sigue nuestros consejos para maximizar tu menú y ofrecer a tus clientes una mejor experiencia, reducir la carga de trabajo en la cocina e impulsar la fidelidad y el crecimiento de la cantidad de clientes.
Conviértete en un restaurante de DashPass: únete a DashPass, incluido en los planes Plus y Premier, para acceder a los clientes de DoorDash que suelen realizar órdenes con más frecuencia y gastar más por orden.
Configura Pedidos en línea: fortalece tu marca y atrae nuevos clientes habituales con órdenes en línea sin comisiones, realizados directamente a través de tus propios canales. El servicio de Pedidos en línea se integra con tus socios actuales y ofrece programas personalizados de lealtad y tarjetas de regalo. Otras empresas cobran cuotas mensuales por este servicio, pero con el servicio de Pedidos en línea únicamente pagas por el procesamiento del pago (2,9 % + USD 0,30 por orden).
Lanzamiento Anuncios patrocinados: aumenta la visibilidad de tu tienda con anuncios en la aplicación y el sitio web de DoorDash. Solo se te cobrarán las órdenes realizadas a través de tu anuncio, no los clics ni las impresiones.
Monitorea los costos del restaurante para maximizar las ganancias
Como bien saben los operadores, administrar un restaurante de forma eficaz implica controlar los gastos operativos, buscar formas de reducirlos y encontrar nuevas maneras de generar ingresos.
Para obtener más consejos sobre cómo administrar el dinero de un restaurante, lee el artículo en nuestro blog sobre cómo mejorar el margen de ganancias de tu restaurante, y descarga nuestra plantilla de presupuesto empresarial que te ayudará a controlar los ingresos y gastos.
Y si buscas una manera de incluir un poco más de flexibilidad en el presupuesto de tu restaurante, obtén más información sobre cómo asociarse con DoorDash y de qué manera las órdenes de entrega y retiro pueden incrementar los ingresos de tu restaurante.
