Para los propietarios y operadores de negocios, los estados de resultados (P&L) son importantes para evaluar la situación financiera y la rentabilidad. Este informe financiero te permite analizar los resultados sobre la marcha durante un periodo determinado y, al mismo tiempo, conocer cómo puedes mejorar.
A veces, a los estados de resultados también se los denomina estados de ingresos y suelen ser necesarios a la hora de solicitar un préstamo para una pequeña empresa o de declarar impuestos. Un estado de resultados mensual puede brindar información que puede ayudarte a desarrollar estrategias para potenciar tu rentabilidad. Descarga una plantilla de ejemplo de un estado de resultados y sigue leyendo para aprender a usarla a fin de analizar las finanzas de tu negocio.
¿Qué es un estado de resultados?
Un estado de resultados mide dos cosas: los costos y los ingresos. Puedes elaborar un estado de resultados tú mismo o utilizar un software especializado para saber a simple vista cuáles son las fortalezas del negocio y en qué es posible ser más eficaz.
Por qué necesitas un estado de resultados
Elaborar estados de resultados anuales, trimestrales y mensuales de forma constante te permite detectar las tendencias y los patrones del negocio. Hacer un seguimiento de los datos en tiempo real es valioso, en especial, para los restaurantes y otros sectores en los que los márgenes de utilidad son notoriamente escasos, ya que puedes ver un desglose lineal de qué te hace ganar o perder dinero. Con los datos de un estado de resultados mensual, luego puedes planificar un presupuesto que optimice los costos de los alimentos y minimice el exceso de personal para ayudar a reducir los costos y aumentar las ganancias.
“Tómate un día al mes, una hora, para repasarlo. Entiende cada detalle; de lo contrario, el fracaso está asegurado”.
Qué incluirá el ejemplo de un estado de resultados
Algunos estados de resultados son más complejos que otros, pero en el caso de las pequeñas empresas, permitirán saber con qué gana dinero el negocio y a qué se destina ese dinero. Las secciones más comunes de los estados de resultados son las siguientes:
Desglose de las ventas: el desglose de las ventas muestra tus ganancias en varias categorías diferentes. Por ejemplo, el propietario de un restaurante puede analizar los ingresos provenientes de la comida, el vino, la cerveza, el licor y las bebidas sin alcohol. El estado de resultados de una pequeña empresa desglosado por categoría ayudará a comprender mejor qué se vende bien.
Costo de bienes vendidos (COGS): esto, también conocido como costos directos, es la suma de lo que te cuesta elaborar los bienes o productos que vendes. Utilizar sistemas de seguimiento de inventario te puede ayudar a determinar fácilmente este costo. Como el desglose de las ventas, el costo de bienes vendidos se divide en diferentes categorías para lograr un análisis más sencillo.
Costos de mano de obra: si bien algunos estados de resultados incluyen los costos de la mano de obra en la sección del costo de los bienes vendidos, separar los costos directos de mano de obra en su propia sección te ayudará a optimizar las operaciones diarias. Los costos de mano de obra incluyen los sueldos y salarios, los beneficios y los impuestos sobre la nómina.
Costo básico de producción: el costo básico de producción permite calcular el costo directo total de un producto vendido al combinar los costos de mano de obra y el costo de bienes vendidos. Esta cifra puede ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a realizar modificaciones en el personal según sea necesario, especialmente si los costos de mano de obra son superiores a lo que deberían ser en relación con las ventas.
Otros costos operativos: aquí se incluye cualquier costo indirecto en el que se incurra para administrar el negocio. No es de extrañar que esta cifra cambie de un mes al siguiente, según reparaciones imprevistas, modificaciones en las facturas de los servicios públicos o promociones por única vez. En general, todo lo que se enumera a continuación debe incluirse en los costos operativos:
Alquiler/hipoteca, servicios públicos, seguro, impuestos a la propiedad
Costos de empaque
Promociones y marketing
Reparaciones y mantenimiento
Gastos generales (comisiones de gestión, regalías de franquicia, etc.)
Depreciación: conocer el valor de depreciación de los activos de tu negocio (ya sea que se trate de un horno de ladrillos personalizado, un inmueble o un refrigerador industrial) puede ayudarte a determinar tus deducciones impositivas anuales más adelante.
Utilidad o pérdida neta: una vez que hayas calculado todos los costos e ingresos, un estado de resultados generará tu utilidad o pérdida neta, por lo que sabrás a simple vista la situación financiera de tu negocio.
Cómo leer un estado de resultados (P&L) de ejemplo
Al observar la utilidad o pérdida neta total, es fácil ver si tu negocio es rentable o no, pero para realmente aprovechar los beneficios de un informe tan completo, es importante hacer que esa información te sirva. Te enseñamos cómo hacerlo:
Presta atención a los patrones: a medida que generes estos informes con el tiempo, surgirán patrones que pueden ayudarte a decidir qué se debe modificar. ¿Qué semanas o temporadas son más rentables para tu negocio, y cuándo observas una caída de esas ganancias? ¿Qué contribuye a esos cambios? ¿Hay artículos del menú que terminan costándote más de lo que generan? Tomar nota de estas tendencias te prepara para el futuro y te ayuda a tomar decisiones fundamentadas acerca de los menús, el personal y los proveedores.
Crea puntos de referencia: si bien no existen dos negocios iguales, saber cómo les va a tus colegas y a la competencia puede orientarte en la creación de puntos de referencia para optimizar tus operaciones. Por ejemplo, el costo de mano de obra promedio de los restaurantes es de entre el 25 % y el 35 % de las ventas, según el tipo de restaurante. Solo ten en cuenta que los puntos de referencia no deben necesariamente ser rígidos, sino solo pautas.
Actúa de forma adecuada: usa tu estado de resultados para desarrollar un plan que aumente tu margen de ganancias en el futuro. El estado de resultados destacará tus fortalezas y debilidades, por lo que debes crear una estrategia con base en esos datos. ¿Hay determinados periodos en los que puedes operar con menos personal? ¿Puedes agregar servicios de entrega a domicilio para aumentar las ganancias y el reconocimiento de la marca? ¿Hay un canal de menor costo para encauzar tu presupuesto de marketing, como el marketing de redes sociales o por correo electrónico? Reducir estratégicamente los costos según las tendencias anteriores puede ayudarte a aumentar los resultados.
Qué pensar sobre tu estado de resultados
Mientras te acostumbras a elaborar un estado financiero para tu negocio con regularidad, te ofrecemos algunas consideraciones y estrategias clave.
Enfócate en la rentabilidad: esto es lo que pretendes conocer a partir de tu estado de flujo de caja, si tu negocio realmente gana dinero. Si la respuesta es no, un desglose de los costos e ingresos puede ayudarte a crear un plan para aumentar tus ganancias operativas.
Ten paciencia: si recién comienzas a elaborar estados de resultados para tu negocio, tómalo con calma y haz un seguimiento de los cambios a medida que se produzcan. Si bien, al principio, el progreso puede ser leve, proceder de la forma adecuada puede ayudarte a generar mejoras significativas a largo plazo.
Los detalles pequeños son importantes: los costos de los alimentos y suministros, la dotación de personal y los gastos generales son áreas en las que los propietarios de negocios deben centrarse. Enfocarte en los detalles pequeños a corto plazo puede sumar, ya que te ayuda a realizar modificaciones para mejorar tus ingresos netos.
Celebra los logros: si utilizas los datos de un estado de resultados para realizar mejoras, haz un seguimiento de los aumentos que se produzcan en tu rendimiento financiero. ¿En qué mejoraron tus operaciones? Ver el éxito de una estrategia basada en las métricas es una gran motivación y debe ser motivo de celebración.
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