Para los propietarios y operadores de negocios, los estados de resultados (P&L) brindan información fundamental para evaluar la situación financiera y la rentabilidad. Esta herramienta indispensable te permite analizar los resultados sobre la marcha durante un periodo determinado y, al mismo tiempo, conocer cómo puedes mejorar tus operaciones.
Como los estados de resultados reflejan la rentabilidad, a veces, se los denomina estados de ingresos, los cuales suelen ser necesarios a la hora de solicitar un préstamo para pequeñas empresas o de declarar impuestos. Los informes también ofrecen información basada en datos que puede ayudarte a desarrollar estrategias a largo plazo para aumentar la rentabilidad y comprender mejor el éxito de tu negocio de forma regular. Sigue leyendo para obtener más información sobre cómo hacer un seguimiento adecuado de las finanzas de tu negocio y descarga una plantilla de ejemplo de un estado de resultados.
¿Qué es un estado de resultados (P&L)?
Un estado de resultados (o simplemente P&L) mide dos cosas: los costos y los ingresos. Al generar un informe de forma manual o utilizar un programa especializado, los propietarios de negocios pueden saber a simple vista cuáles son las fortalezas del negocio y en qué es posible ser más eficiente durante un periodo específico. Si bien los programas de contabilidad populares como Quickbooks o Freshbooks pueden elaborar estados de resultados por ti, las hojas de cálculo manuales y una buena contabilidad pueden proporcionar la misma información.
¿Por qué necesitas un estado de resultados (P&L)?
Elaborar estados de resultados de forma periódica (por ejemplo, una vez por mes o por trimestre), te permite ver las tendencias a medida que se producen y comprender mejor los patrones comerciales. Hacer un seguimiento de los datos en tiempo real es valioso, en especial, para los sectores en los que los márgenes de utilidad son notoriamente escasos, como el sector gastronómico, ya que puedes ver un desglose línea por línea de qué te hace ganar o perder dinero.
Con los datos de un estado de resultados, puedes elaborar un plan factible que optimice los costos de los alimentos, minimice el exceso de personal y permita determinar un presupuesto que sea adecuado para tu negocio.
Comprender tu estado de resultados (P&L)
Algunos estados de resultados son más complejos que otros, pero todos te permiten saber con qué gana dinero tu negocio y a qué se destina ese dinero. Las secciones más comunes de los estados de resultados son las siguientes:
Desglose de las ventas: el desglose de las ventas muestra tus ganancias en varias categorías diferentes. Por ejemplo, el propietario de un restaurante puede dividir los ingresos entre la comida, el vino, la cerveza, el licor, las bebidas sin alcohol u otros. Esta sección también se adapta con facilidad a diferentes negocios. Una buena regla general es tomar cada categoría de bienes o servicios vendidos y asignarle una línea diferente, desde los productos de promoción hasta los comestibles, para saber qué se vende bien.
Costo de bienes vendidos (COGS): el costo de bienes vendidos (COGS), a veces denominado costos directos, permite observar los gastos directos en los que se incurrió para elaborar los bienes o productos vendidos. Esto incluye todos los ingredientes de tu aclamado risotto de trufa o el monto que pagaste al proveedor de la salsa caliente local que vendes. Utilizar sistemas de seguimiento de inventario puede ayudarte a determinar fácilmente este costo, al igual que seguir las recetas de forma coherente y saber cuál es el costo de cada plato o artículo que vendes. Como el desglose de las ventas, el costo de bienes vendidos se divide en diferentes categorías para lograr un mejor análisis.
Costos de mano de obra: si bien algunos estados de resultados incluyen los costos de la mano de obra en la sección del costo de los bienes vendidos, separar los costos directos de mano de obra en su propia sección te ayudará a calcular el costo básico de producción y, por consiguiente, a optimizar la dotación de personal y las operaciones diarias. Los costos de mano de obra incluyen los sueldos y salarios, los beneficios y los impuestos sobre la nómina.
Costo básico de producción: el costo básico de producción permite calcular el costo directo total de un producto vendido al combinar los costos de mano de obra y el costo de bienes vendidos. Esta cifra puede ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a realizar modificaciones en el personal según sea necesario, especialmente si los costos de mano de obra son superiores a lo que deberían ser en función de las ventas.
Otros costos operativos: aquí se incluye cualquier costo indirecto en el que se incurra para administrar el negocio. No es de extrañar que esta cifra cambie de un mes al siguiente, según reparaciones imprevistas, modificaciones en las facturas de los servicios públicos o promociones por única vez. En general, todo lo que se enumera a continuación debe incluirse en los costos operativos:
Alquiler/hipoteca, servicios públicos, seguro, impuestos a la propiedad
Costos de empaque
Promociones y marketing
Reparaciones y mantenimiento
Gastos generales (comisiones de gestión, regalías de franquicia, etc.)
Depreciación: conocer el valor de depreciación de los activos de tu negocio (ya sea que se trate de un horno de ladrillos personalizado, un inmueble o un refrigerador industrial) puede ayudarte a determinar tus deducciones impositivas anuales más adelante.
Utilidad o pérdida neta: una vez que hayas calculado todos los costos e ingresos, un estado de resultados generará tu utilidad o pérdida neta y te permitirá obtener una visión general de la situación financiera de tu negocio.
Cómo leer un estado de resultados (P&L)
La parte difícil ya pasó: ingresaste toda la información anterior en el estado de resultados. Al observar la utilidad o pérdida neta total, es fácil ver si tu negocio es rentable o no, pero para aprovechar los beneficios de un informe tan completo, es importante que transformes los datos en hechos. Esto es lo que debes hacer:
Presta atención a los patrones: a medida que generes estos informes con el tiempo, surgirán patrones que pueden fundamentar la forma de administrar el negocio en el futuro. ¿Qué semanas o temporadas son más rentables para tu negocio, y cuándo observas una caída de esas ganancias? ¿Qué contribuye a esos cambios? ¿Hay artículos del menú que terminan costándote más de lo que ganas? Tomar nota de estas tendencias te prepara para el futuro, de modo que puedas ajustar las operaciones para que se adapten a las expectativas.
Crea puntos de referencia: si bien no existen dos negocios iguales, saber cómo les va a los demás puede ayudarte a optimizar las operaciones. ¿Tus costos de mano de obra están a la par con los de tus colegas del sector? Por ejemplo, el costo de mano de obra promedio de los restaurantes es de entre el 25 % y el 35 % de las ventas, según el tipo de restaurante. Al darte una idea de cómo los demás administran su negocio, estas cifras pueden ayudarte a desarrollar tu propio presupuesto. Es posible que notes que el estado de resultados de tu restaurante o negocio es muy diferente, así que asegúrate de utilizar puntos de referencia no como normas, sino a modo de pautas.
Actúa de forma adecuada: usa tu estado de resultados para desarrollar un plan que aumente tus ganancias en el futuro. El estado de resultados mostrará tus fortalezas y debilidades, por lo que debes crear una estrategia con base en esos datos. ¿Hay determinados periodos en los que puedes operar con menos personal? ¿Puedes agregar servicios de entrega a domicilio para aumentar las ganancias y el reconocimiento de la marca? ¿Hay un canal de menor costo para encauzar tu presupuesto de marketing, como el marketing por correo electrónico? Reducir estratégicamente los costos según las tendencias anteriores puede ayudarte a aumentar los resultados.
Preguntas que debes hacerte al revisar tu estado de resultados
A medida que te acostumbres a elaborar un estado de resultados para tu negocio con regularidad, estas simples preguntas pueden generar un gran impacto con el transcurso del tiempo:
¿El negocio es rentable? Al fin y al cabo, esto es lo que quieres saber a partir de un estado de resultados: si tu negocio realmente gana dinero al final del día. Si la respuesta a esta pregunta es “no”, el desglose de los costos/ingresos puede ayudarte a elaborar un plan para retomar el rumbo.
¿Qué diferencia hay entre este año/trimestre/mes y el anterior? Si recién comienzas a elaborar estados de resultados para tu negocio, tómalo con calma y haz un seguimiento de los cambios a medida que se produzcan. Si bien, al principio, el progreso puede ser leve, proceder de la forma adecuada puede ayudarte a generar mejoras significativas con el transcurso del tiempo.
¿En qué podemos mejorar? Los costos de los alimentos y los suministros, la dotación de personal y los gastos generales son áreas en las que te debes enfocar a la hora de desarrollar una estrategia comercial más rentable. Centrarte en los pequeños detalles a corto plazo puede ayudarte a realizar cambios importantes con beneficios duraderos.
¿Qué diferencia hay entre nuestros logros actuales y los del año pasado? Si utilizaste los datos de un estado de resultados para realizar mejoras, asegúrate de que esos cambios se reflejen en tus resultados. ¿En qué mejoraron tus operaciones? ¿Qué estás haciendo bien? Ver el éxito de una estrategia basada en las métricas puede ser motivo de celebración y te motivará a seguir mejorando.
¿Estás listo para analizar la situación financiera de tu negocio con un estado de resultados? Descarga la plantilla gratuita de estado de resultados de DoorDash y elabora tu propio ejemplo de este estado financiero para comenzar.
