Los sistemas de punto de venta (POS, por su sigla en inglés) para restaurantes están entre las herramientas más populares de la pila tecnológica para restaurantes, siendo que se predice que el mercado de sistemas POS modernos llegará a la suma de 71 mil millones de dólares en 2029.
Eso se debe a que los sistemas modernos tienen el potencial de llevar a cabo operaciones más rápidas e inteligentes en el ámbito de los restaurantes y así aumentar la rentabilidad. Pero para lograr ese potencial, los dueños de restaurantes necesitan elegir la solución que tenga más sentido para su negocio en particular.
¿Qué es un POS?
Muchos dueños de restaurantes están familiarizados de una forma u otra con el sistema POS. Pero para aquellas personas que estén pensando en abrir un restaurante y sean nuevas en el negocio, es vital entender por completo esta tecnología.
La principal función de un sistema POS para restaurantes es permitir que tu negocio pueda aceptar, procesar y cumplir con las órdenes. Los sistemas POS para restaurantes pueden incluir hardware como son las terminales de pago, impresoras para recibos y unidades de visualización, y software como son las aplicaciones para el procesamiento de pagos y gestión del inventario.
¿Cómo funcionan los sistemas POS para restaurantes?
Tu sistema POS estará involucrado de alguna manera cada vez que se haga un pedido. Recibirá, transmitirá y registrará los detalles de la orden y luego procesará los pagos cuando los clientes estén listos para pagar. Al registrar toda esta información, la mayoría de los sistemas POS modernos para restaurantes harán referencias cruzadas con el inventario para que puedas mantener los suministros al día.
Los beneficios de un sistema POS
Un sistema POS ayuda a proteger contra errores así como también hace que las operaciones sean más eficientes tanto para el personal de atención al cliente como para el personal de cocina. También mejora la experiencia del cliente mediante el aumento de la velocidad y la precisión.
Gracias a sus muchas funcionalidades, no es de extrañar que el 86% de los restaurantes usen los datos que proporciona el POS para informar las decisiones de marketing y estrategias promocionales y para consultar su información al desarrollar programas de retención y adquisición de nuevos clientes. El siguiente es un desglose de algunos de los principales beneficios que estas soluciones ofrecen.
1. Seguimiento de datos de venta
Cada orden que los clientes hacen se registra en el sistema POS. Esto proporciona un importante repositorio de información en tiempo real y datos analíticos del restaurante que puedes usar para entender las tendencias de venta por hora, día, semana, mes o año, así como también para obtener información sobre los artículos del menú que más se venden y las preferencias de los clientes.
2. Monitoreo del inventario
Hay pocas cosas más frustrantes que darse cuenta de que no puedes completar una orden porque falta uno de los ingredientes principales. Los sistemas POS modernos para restaurantes pueden integrarse con herramientas de gestión del inventario para que se haga un seguimiento de los suministros a medida que se ordenan los artículos del menú, y esta es una importantísima ventaja para los dueños de restaurantes. También ayuda a reducir los costos asociados con los desperdicios de comida, ya que puedes reponer suministros a medida que se necesitan.
3. Aumento de la eficiencia
Los sistemas POS para restaurantes pueden mejorar la eficiencia desde la puerta de entrada hasta la propia cocina. Entre otras cosas, soluciones de gestión de sala para reservas y asientos, así como las interacciones directas entre el comedor y la cocina, para que los cocineros puedan ver las órdenes y especificaciones dietéticas y solicitudes de cambio sin depender de tickets impresos. La flexibilidad de los sistemas POS les permite integrar un amplio rango de tecnología para restaurantes, entre otros, plataformas de terceros que simplifican el proceso de entrega.
“Que [DoorDash] se integre en Toast ha sido determinante en términos de eficacia, lo que es excelente para ahorrar en mano de obra”.
4. Ofrece más opciones de pago
La eficiencia que ofrece el sistema POS se extiende justo hasta el momento en que los clientes están listos para pagar su boleta. Ya sea que quieran pagar con efectivo, tarjeta o soluciones de pago sin contacto, como son los códigos QR, Apple Pay o Google Pay, los sistemas POS más nuevos hacen que sea cada vez más fácil que los clientes puedan elegir su medio de pago preferido.
5. Automatiza procesos
Programa automatizaciones adicionales en sistemas POS sofisticados para transformar constantemente los datos de venta en informes que se envían directamente a tu bandeja de entrada. Esta retroalimentación constante crea el potencial de mejorar la eficiencia, por ejemplo, volviendo a ordenar ingredientes automáticamente tan pronto como queden pocos disponibles.
6. Agrega funcionalidad de propina
Los sistemas POS incorporan montos en dólares o porcentajes para las propinas directamente en la interfaz de pago, y esta facilidad de uso ayuda a aumentar las propinas totales para el personal. Esta tasa aumentada de propinas, junto con las capacidades de seguimiento de la información de los sistemas POS, hace una diferencia en el aseguramiento de una remuneración adecuada de los empleados.
7. Aumenta fidelización de los clientes
Para los restaurantes, no hay nada más valioso que los clientes frecuentes y recurrentes. Los mejores sistemas POS del mercado pueden incorporar programas de fidelización en una variedad de formas — por ejemplo, mediante la integración de fidelización de terceros u ofreciendo funciones integradas. Mediante el seguimiento de las ventas y preferencias de los clientes, los restaurantes pueden personalizar las ofertas para hacer que los clientes vuelvan. Las investigaciones demuestran que cuando el sistema POS cuenta con la función de fidelización, el monto promedio del ticket puede aumentar tanto como 46%.
¿Qué deberían considerar los restaurantes al elegir un sistema POS?
Al examinar las ofertas de los distintos proveedores de POS, ten en cuenta la facilidad de uso general, la compatibilidad con otros sistemas de software para restaurantes, la privacidad y la seguridad, y el coste total de propiedad.
Haz un estudio de mercado investigando los distintos proveedores de POS disponibles y comparando sus características y funcionalidad, y preguntando a otros propietarios de restaurantes qué sistemas prefieren. Estos son diez factores a tener en cuenta al momento de comenzar la investigación.
Facilidad de uso: considera qué tan simple son las interfaces para ti, tus equipos de personal de sala y de cocina, y para tus clientes. Cada una de estas experiencias es distinta, pero todas ellas deberían ser lo más fluidas posible. También deberías comprobar si el proveedor instala automáticamente las actualizaciones del sistema para asegurarte de que siempre tienes la última versión de cualquier software.
Pruebas: cuando estés evaluando diferentes sistemas POS para restaurantes, asegúrate de poder probarlos antes de tomar una decisión final. Las demostraciones gratuitas son una oferta habitual entre los proveedores de POS actuales, y probar antes de comprar evita posibles problemas posteriores.
Gestión de empleados: ¿sabías que los sistemas POS pueden incluso ayudarte a llevar un registro de las horas de trabajo del personal? Muchos están equipados con funciones de fichaje. También pueden facilitar procesos como la programación, el tiempo libre y las nóminas.
Gestión del menú: un sistema POS no sólo puede ayudarte a hacer un seguimiento de la popularidad de las ofertas del menú gracias a los datos de ventas que agrega, sino que también puede ayudarte a calibrar la rentabilidad de cada artículo, ya que también recopila información sobre el inventario de ingredientes. Es una gran forma de programar tu menú para al mismo tiempo deleitar a sus clientes y ahorrar dinero.
Informes de ventas: con datos sobre todos los aspectos, desde las ventas hasta la gestión del personal y los suministros, no es de extrañar que los propietarios de restaurantes valoren los sistemas POS por su capacidad de generación de informes y análisis. Una fuente constante de métricas empresariales en tiempo real permite tomar decisiones más estratégicas y optimizar el rendimiento del restaurante.
Almacenamiento de datos: cuando los clientes realizan una transacción contigo, los datos que recopilas no sólo incluyen la venta — puede incluir datos de clientes e información sobre tarjetas de crédito. ¿Cómo maneja esta información el sistema POS? Si se trata de una solución en la nube, confirma que cumple los requisitos de protección de datos y seguridad.
Acepta órdenes de forma flexible: prioriza un sistema POS que se adelante y evite cualquier fuente de posible fricción en el pago, ya sea en línea o en tu comedor. Deben admitirse soluciones de pago con débito, crédito y sin contacto.
Costos: el precio de los sistemas POS puede variar mucho de un proveedor a otro. Aunque puede resultar tentador buscar opciones menos costosas, considere la posibilidad de calcular el retorno de la inversión (ROI), que incluye todo el tiempo — y, por tanto, el dinero — que puedes ahorrar con una solución altamente eficiente que te ayuda a optimizar, crecer y ganar clientes nuevos y recurrentes. Ten en cuenta que algunos de los principales proveedores de POS ofrecen pruebas gratuitas o paquetes asequibles para pequeñas empresas.
Integraciones: en un nivel fundamental, querrás asegurarte de que un nuevo sistema POS pueda comunicarse con el hardware y el software existentes en tu negocio. Una encuesta realizada entre propietarios de restaurantes muestra que el 69% considera que la integración del software con otros sistemas es el factor más importante a la hora de evaluar los sistemas POS. Pero también querrás pensar en sus integraciones con programas de fidelización, plataformas de comercio electrónico y pedidos en línea, plataformas de entrega de terceros, etc.
Servicios de asistencia: un sistema POS puede convertirse en la pieza central de tus operaciones, por lo que querrás asegurarte de que el proveedor ofrece un amplio servicio de atención al cliente para ayudarte a solucionar problemas. Incluso mejor, podrían ofrecerte capacitación para tu equipo.
Personalización: Los principales proveedores de servicios de POS están acostumbrados a trabajar con restaurantes de todo tipo — desde servicios de comida rápida, camiones de comida y cafés hasta establecimientos de alta cocina y grandes cadenas de restaurantes. Explica con detalle tus requisitos y expectativas y trabaja con los representantes para crear una solución adecuada para tu empresa. Por otro lado, existen soluciones especializadas diseñadas específicamente para necesidades únicas, como los sistemas POS para cafeterías o para el personal de restaurantes que no habla inglés, así que asegúrate de mirar todas las opciones personalizables.
Ofertas de hardware: algunos proveedores de POS destacan por sus ofertas de hardware — ya sea proporcionando lectores de tarjetas o tabletas de forma gratuita o diseñando su hardware para que sea resistente al agua.
¿Qué tipos de sistemas POS pueden usar los restaurantes?
Un restaurante de servicio completo puede tener necesidades diferentes para su POS que uno de servicio rápido. Afortunadamente, existen numerosos tipos de sistemas POS disponibles para satisfacer sus necesidades, sean cuales sean.
En la tienda
Los sistemas POS en tienda son quizás el modelo más clásico y lo primero que viene a la mente cuando se piensa en tecnología de punto de venta. Cuando se instalan para utilizarse en un local, incluyen dispositivos como terminales y unidades de visualización conectadas por cable al propio edificio.
Pantalla táctil y móvil
Los sistemas de POS móviles o de pantalla táctil toman los dispositivos portátiles que utilizas a diario y les incorporan herramientas de software para aceptar pedidos, hacer un seguimiento del inventario, procesar pagos y mucho más. Es posible que se requiera un hardware mínimo, como lectores de tarjetas y registros.
Multicanal
Los sistemas POS multicanal están diseñados para abarcar todo el espectro de puntos de contacto en los que los clientes pueden interactuar con la marca. Esto puede incluir cualquier plataforma de ventas, inventario, gestión de empleados, operaciones y marketing que utilices, que puede ofrecer valiosas fuentes de datos para obtener información que ayude a optimizar tu negocio.
Integración a la nube
Un sistema POS en la nube está alojado por un proveedor externo — como con cualquier servicio en línea, inicias sesión en tu cuenta para acceder a los datos que te ayudarán a gestionar tu negocio. Los sistemas POS basados en la nube se están convirtiendo en el estándar del sector. En 2017, solo el 30% de los sistemas POS estaban basados en la nube — cinco años más tarde, en 2022, esa cifra ascendió al 53%.
Servidor dedicado
Un POS con servidor dedicado para su negocio es una opción más exclusiva para ciertos restaurantes. Estos sistemas están especialmente diseñados para restaurantes que suelen tener ofertas particulares y menús personalizables. Como están pensados para atender las necesidades muy específicas de los restaurantes que los utilizan, destacan por su enorme escalabilidad y su capacidad para admitir prácticamente cualquier cantidad de software y terminales, pero son costosos de desarrollar y mantener.
Código abierto
Si eres un genio de la informática con mucha experiencia en sistemas POS, existen sistemas POS de código abierto que te permiten utilizar herramientas basadas en la web para desarrollar soluciones personalizadas para tu negocio de restauración. Esta opción es más popular entre las grandes empresas que cuentan con personal técnico especializado.
Aprovecha el potencial de los sistemas POS para restaurantes
Aunque su finalidad principal es facilitar el pago, los sistemas de POS modernos pueden ayudar a los restaurantes en muchos aspectos de la gestión y las operaciones, desde la gestión de un programa de fidelización hasta la elaboración de informes y análisis sólidos.
Estas amplias capacidades ofrecen una nueva vía hacia una mayor eficiencia y rentabilidad potencial para su restaurante. Los clientes pueden recibir un servicio más eficiente, y como puedes aprovechar los datos del POS para identificar y promocionar tus artículos más populares, mantener el inventario en stock y hacer un seguimiento de las preferencias de los clientes, puedes hacer que esos clientes vuelvan.
Una mayor agilidad en las operaciones significa que puedes dedicar más energía creativa a idear nuevas formas de hacer crecer tu negocio y diferenciarte de la competencia. Por todas estas razones, un sistema de POS es una poderosa forma de promover el crecimiento exponencial de tu negocio.
