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Comment élaborer un plan budgétaire pour une entreprise [modèle gratuit]

Découvrez des stratégies utiles pour élaborer un plan budgétaire de petite entreprise pour les restaurants, les commerces de vins et spiritueux, les dépanneurs, et plus encore.

16 min de lecture
2021-08-19
Small business budget plan

Supposons que vous ouvriez un bistrot servant de délicieux steaks-frites, un dépanneur familial dans votre quartier ou un commerce de vins et spiritueux spécialisé proposant des vins haut de gamme. Vous devrez définir un plan budgétaire pour votre entreprise dès le début du processus.

Il n’est pas nécessairement amusant de faire un budget, mais cela fait partie intégrante de la création d’une petite entreprise et il est essentiel pour la maximisation les profits. Si vous ne faites pas de budget pour votre petite entreprise ou votre restaurant, des coûts et des dépenses imprévus pourraient rapidement influencer votre résultat net, et cela se produit malheureusement couramment. Selon le magazine FSR, 60 % des restaurants ne survivent pas jusqu’à la fin de leur deuxième année, et 80 % font faillite dans les cinq premières années, principalement parce qu’ils ne tiennent pas compte de la hausse des salaires et du coût des aliments.

Il faut également prendre en compte le temps qu’il faut pour devenir rentable. The Restaurant Times rapporte qu’il faut en moyenne trois à six mois, et 18 mois respectivement, aux restaurants à service rapide et aux restaurants décontractés pour devenir rentables, tandis qu’il faut généralement deux ans aux restaurants gastronomiques pour atteindre le seuil de rentabilité.

La conclusion? Vous devrez dépenser votre argent judicieusement pour que votre entreprise survive au début de votre aventure, car il s’agit de la période la plus difficile. Heureusement, l’élaboration d’un plan budgétaire pour votre entreprise peut vous aider. Voici quelques conseils pour vous aider à commencer.

Projections de revenus

Avant de pouvoir élaborer un plan budgétaire pour votre entreprise, vous devez savoir combien de revenus votre entreprise générera chaque mois. Bien sûr, il peut être difficile de calculer les revenus lorsque vous commencez. Les restaurants et les commerces établis peuvent utiliser les chiffres de l’année dernière pour calculer leurs projections, mais vous devrez simplement estimer du mieux que vous pouvez.

Les détaillants comme les dépanneurs et les commerces de vins et spiritueux peuvent estimer les ventes potentielles en analysant le trafic piétonnier local. Si votre budget est limité, vous pouvez simplement vous installer à l’extérieur de votre commerce avec un compteur manuel et compter le nombre de personnes qui passent. Si toutefois vous avez des ressources à investir dans un outil démographique, vous aurez un aperçu des types de consommateurs dans votre région, et pas seulement du nombre de consommateurs potentiels.

Le processus est un peu plus simple pour les restaurants. Commencez par déterminer le nombre de places assises dans votre établissement et évaluez la rapidité avec laquelle les clients de chaque table seront remplacés. Si vous multipliez le nombre prévu d’invités chaque jour par le coût prévu de leur commande, vous aurez une estimation approximative de vos revenus, mais n’oubliez pas qu’il ne s’agit pas des profits. Vos revenus seront le montant d’argent que votre restaurant rapportera avant que les coûts comme la nourriture, la main-d’œuvre, le loyer et l’équipement ne soient pris en compte.

Conseil de pro : si vous prévoyez offrir des plats à emporter ou la livraison par DoorDash, vos revenus pourraient être encore plus élevés. Ces services vous permettent d’augmenter le nombre de clients que vous pouvez servir, quelle que soit la capacité de la salle à manger de votre restaurant. Pour mieux comprendre ce dont les clients ont le plus envie, consultez le rapport Restaurant Online Ordering Trends (en anglais seulement).

Dépenses d’entreprise des restaurants

Maintenant que vous avez une idée approximative de vos revenus, vous pouvez commencer à penser au montant que vous pouvez allouer aux principales dépenses comme la main-d’œuvre, le loyer et les stocks. Grâce à ces conseils, vous pouvez créer un budget pour votre restaurant qui tient compte des défis que les nouveaux établissements rencontrent couramment, de la gestion des stocks à l’embauche du nombre optimal d’employés.

Dépenses de nourriture et d’alcool

Le premier point à l’ordre du jour de tout nouveau restaurateur est évidemment la nourriture, et cela nécessite un investissement important. La meilleure façon de garder le contrôle sur les coûts des aliments est de les intégrer dans le budget de votre restaurant dès le départ.

  • Étape 1. Pour déterminer les coûts des aliments et les prix des articles sur le menu, commencez par estimer le nombre d’ingrédients de chaque plat. Par exemple, vous aurez besoin de poulet, de yogourt et de garam masala si vous prévoyez servir du poulet tikka masala. Mais vous avez également besoin de plusieurs autres d’ingrédients : du poivre noir, du cumin, du paprika, du poivre de Cayenne, du citron et du gingembre. Plus les articles de votre menu sont sophistiqués et complexes, plus votre liste d’ingrédients sera coûteuse. Assurez-vous de comptabiliser tous les coûts cachés de vos plats et d’en tenir compte dans votre budget avant de finaliser votre menu.

  • Étape 2. L’approvisionnement est le deuxième facteur important à prendre en compte lors de la détermination des dépenses alimentaires. Il est important de trouver des fournisseurs locaux sur lesquels vous pouvez compter tout en surveillant et en optimisant sans relâche vos dépenses. Si vous pouvez le faire, comparez toutes les options et les prix des fournisseurs dès le départ. L’achat de nourriture en vrac peut réduire davantage les coûts, mais vous devrez peut-être adapter vos pratiques au fil du temps afin de réduire le gaspillage et la détérioration des aliments. Bien qu’ils puissent paraître petits, ces changements peuvent vous permettre de réaliser d’importantes économies.

  • Étape 3. Quand vous commencerez à préparer votre menu, vous devrez également décider d’un pourcentage du coût des aliments, autrement dit, de la portion du montant des ventes que vos consacrerez à la nourriture. Si vous ne savez pas le pourcentage du montant de vos ventes qui est dépensé pour vos stocks, tous vos autres postes budgétaires peuvent être faussés et vous conduire dangereusement vers le déficit sans même que vous vous en rendiez compte. Dans la plupart des restaurants, le pourcentage du coût des aliments se situe entre 28 et 32 %.

  • Étape 4. Il est temps de calculer le pourcentage du coût des aliments prévu par votre restaurant tout en gardant à l’esprit le pourcentage idéal. Pour ce faire, il suffit d’additionner le coût des ingrédients pour chaque article de menu standard et de diviser le coût des aliments crus par le pourcentage idéal du coût des aliments. En d’autres termes, divisez votre coût des marchandises vendues (CMV), ou le montant que vous avez dépensé en ingrédients et en stocks sur une période déterminée, par vos ventes totales.

De toute évidence, le volume des ventes est un élément important de cette équation. Celui-ci peut être influencé par les heures d’ouverture du restaurant, le nombre estimé de couverts (c.-à-d., les personnes que vous servez) et le nombre de commandes à emporter et de livraison que vous aurez, en plus du service sur place. La projection du volume des ventes peut aider à prendre de nombreuses décisions financières, et vous pouvez trouver un moyen d’augmenter votre volume de ventes si vous n’êtes pas satisfait de votre pourcentage du coût des aliments.

Coûts de la main-d’œuvre

Les coûts de la main-d’œuvre sont un autre facteur important à prendre en compte dans le budget de votre restaurant. Pensez à qui vous voulez avoir comme employé, et de qui vous avez absolument besoin.

  • Étape 1. Déterminez combien d’employés de salle à manger sont requis pour chaque quart de travail. Combien de serveurs pour samedi soir? Et pour le brunch du dimanche? Un mardi soir tranquille? Aurez-vous besoin d’un hôte, d’un sommelier, d’un barman ou d’un aide-barman? Il peut être délicat de déterminer le nombre d’employés requis. Bien que les coûts de la main-d’œuvre augmentent avec chaque employé que vous embauchez, ces derniers augmentent également l’efficacité et la productivité globales.

  • Étape 2. Ensuite, calculez vos besoins en cuisine : un chef cuisinier, des cuisiniers à la chaîne, des commis débarrasseurs, etc. Combien en faut-il pour fonctionner au niveau minimal, et combien de plus pour augmenter l’efficacité? Ces choix dépendent de vous, des ventes projetées et du type d’environnement de restaurant que vous souhaitez créer. Une fois que vous avez déterminé votre équipe de base, additionnez leurs salaires horaires et déterminez vos coûts de main-d’œuvre totaux, puis tenez-en compte dans votre plan budgétaire.

Vous pouvez peut-être créer un plan à court terme maintenant et un plan à long terme à mesure que vous vous développez. Mais il faut également prendre en compte les qualifications lorsque vous déterminez la composition de votre équipe. Vous voulez avoir les bonnes personnes dans votre restaurant, des gens qui aiment ce qu’ils font et croient en la mission globale de votre restaurant. Cela peut prendre un certain temps pour créer une équipe qui se soucie de votre restaurant. Mais en vous assurant que toutes vos embauches respectent votre budget, vous éviterez le stress supplémentaire causé par les coûts cachés associés à la main-d’œuvre et vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte le plus : trouver la meilleure personne pour chaque tâche.

Prix du loyer

Le loyer sera un des facteurs principaux lorsque vous déciderez de l’emplacement de votre restaurant. Un budget peut vous aider à déterminer ce que vous pouvez vous permettre et où vous devriez réduire les coûts pour être en mesure de payer votre loyer, ou vice versa. C’est un bon début de suivre la règle qui suggère que les dépenses de loyer ne doivent pas dépasser 10 % des ventes brutes d’un restaurant. Cela peut contribuer à vous assurer que votre emplacement ne nuise pas à votre établissement.

L’emplacement de votre restaurant devrait idéalement être un atout; vous devriez pouvoir servir votre public cible, attirer des clients enthousiastes et passionnés par votre nourriture et vous permettre de vous faire connaître grâce au bouche-à-oreille. Mais vous devez absolument respecter vos besoins en matière de superficie et votre budget qui y est alloué, surtout si vous voulez survivre à des périodes plus tranquilles sans que votre loyer ne devienne une menace pour votre entreprise.

Il est donc essentiel de trouver un emplacement qui vous permet d’atteindre votre public cible et qui répondra à vos besoins en matière de superficie et de budget et ce, même lorsque les ventes sont réduites. Et il est essentiel de tenir compte de tout cela dès le départ afin d’assurer le succès de votre restaurant.

Dépenses d’entreprise pour les dépanneurs

  • Loyer. L’emplacement peut aider ou nuire à votre entreprise. Tenez compte de la quantité de gens qui passent à pied ou en voiture au moment de choisir un endroit, ainsi que des entreprises concurrentes situées à proximité. Vous devez également respecter la même « règle de 10 % » que les restaurateurs. Il est généralement recommandé que le montant de votre loyer représente entre 5 % et 10 % des revenus, si votre budget le permet.

  • Stocks. On n’est plus à l’époque où l’on ne trouvait que des sodas et des croustilles au dépanneur. En 2019, CNBC a rapporté que les fruits et légumes se vendaient aussi bien que le maïs soufflé et les bretzels dans les dépanneurs. Les gens veulent maintenant des produits et des repas préparés plus sains; vous devez donc tenir compte du prix et de la durée de conservation plus courte de ces articles périssables dans le budget de votre entreprise.

  • Carburant. Environ 80 % des dépanneurs aux États-Unis vendent du carburant, et 80 % de toutes les ventes de carburant se font dans des dépanneurs, rapporte le NACS. Si vous prévoyez offrir de l’essence ou un autre type de carburant pour inciter les clients à visiter votre commerce, vos coûts de démarrage seront plus élevés. Tenez compte des licences et permis nécessaires, des coûts de mise à niveau du commerce et des stocks requis pour commencer.

  • Permis. Comme dans le cas du carburant, vous aurez besoin d’un permis pour vendre quelques articles de dépanneur populaires, comme du tabac et des billets de loterie. D’autres permis peuvent également être nécessaires, comme des permis d’occupation et de taxe de vente. Les coûts de ceux-ci peuvent s’additionner rapidement, alors assurez-vous de faire vos recherches.

Vous souhaitez atteindre de nouveaux clients et générer plus de revenus? Les restaurants des É.-U. et du Canada peuvent essayer DashMart, une plateforme de vente au détail conçue spécialement pour les dépanneurs. Il suffit de soumettre votre inventaire et l’équipe de DashMart vous aidera à répertorier les produits sur la plateforme pour permettre aux clients affamés de les trouver facilement.

Dépenses d’entreprise pour les commerces de vins et spiritueux

Vous prévoyez ouvrir un commerce de vins et spiritueux? Contrairement aux restaurants et aux dépanneurs, ces commerces n’ont pas à se soucier de gérer une grande quantité de produits périssables, car la plupart des boissons alcoolisées se conservent longtemps et ne doivent pas être vendues aussi rapidement que les produits de base comme le lait, les œufs ou les aliments préparés. Ceci dit, vous aurez quand même besoin d’un budget pour vous assurer que votre commerce démarre en douceur.

  • Loyer. Tout comme les restaurants et les dépanneurs, vous devrez trouver un emplacement abordable et bien situé. Visez le même objectif de 5 % à 10 % de vos revenus pour le loyer afin que votre budget soit gérable.

  • Stocks. L’alcool se conserve mieux que la plupart des aliments, mais il est assez dispendieux. Vous aurez besoin de beaucoup de capital pour constituer les stocks de votre commerce et acheter des boissons plus chères comme des vins et des spiritueux. Vous pourriez devoir dépenser des centaines de milliers de dollars si vous ouvrez un grand commerce avec un large choix. L’achat en gros peut contribuer à réduire ces coûts.

  • Permis d’alcool. L’industrie de l’alcool est très réglementée, et vous devrez obtenir un permis auprès de votre gouvernement local pour pouvoir vendre de l’alcool. Selon NerdWallet, ceux-ci peuvent coûter de 300 $ à 14 000 $, selon l’endroit où se trouve votre commerce.

N’oubliez pas que chaque ville, comté, municipalité, province et état a des règles et des exigences différentes régissant les heures et les jours de la semaine pendant lesquels vous pouvez vendre de l’alcool. Ces restrictions peuvent influencer vos ventes globales, alors assurez-vous d’en tenir compte lorsque vous effectuez la projection de vos revenus.

Continuer à surveiller votre budget

Maintenant que vous avez élaboré un plan budgétaire pour votre petite entreprise, vous pouvez vous asseoir et vous détendre, n’est-ce pas? Pas si vite. Après avoir ouvert votre nouvelle entreprise, vous devrez constamment modifier votre budget pour que vos livres et des registres demeurent à jour. Cela deviendra d’autant plus important alors que vous ajouterez des dépenses au fil du temps pour des articles comme l’entretien et le marketing.

Heureusement, la technologie peut vous aider à optimiser vos revenus une fois que votre entreprise est démarrée. Les partenaires DoorDash ont accès au Portail commerçant, qui fournit des analyses précieuses sur les articles qui se vendent le mieux hors site, les évaluations des clients et les nouveaux clients et les clients réguliers.

Si vous souhaitez avoir un peu plus de marge de manœuvre en ce qui concerne le budget de votre entreprise ou de votre restaurant, découvrez le partenariat avec DoorDash et tous les revenus supplémentaires que les commandes de livraison et à emporter peuvent rapporter. Et pour obtenir de l’aide supplémentaire sur la budgétisation, téléchargez notre modèle de budgétisation pour les restaurants.

Auteur(e)

Andrew McCarthy

Andrew McCarthy

Responsable du contenu

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