Supongamos que abrirás un bistró conocido por sus excelentes filetes con papas fritas, una tienda de conveniencia familiar en tu cuadra o una licorería de especialidad con vinos de alta gama. Al inicio del proceso, deberás determinar tu plan de presupuesto empresarial.
Elaborar un presupuesto puede no ser muy entretenido, pero es una parte integral del desarrollo de cualquier pequeña empresa y un factor clave para maximizar las ganancias. Sin un presupuesto para tu restaurante o pequeña empresa, tus resultados podrían convertirse rápidamente en víctimas de costos y gastos imprevistos, un destino lamentablemente común. Según la revista FSR, el 60 % de los restaurantes no llega al segundo año y el 80 % se hunde al cabo de cinco años, principalmente, debido a que no se tiene en cuenta el aumento de los salarios ni los costos de los alimentos.
También es importante considerar la cantidad de tiempo que el negocio tarda en ser rentable. The Restaurant Times informa que, para ser rentables, los restaurantes de servicio rápido y de comidas informales tardan un promedio de tres a seis meses y 18 meses, respectivamente, en tanto que los restaurantes de alta cocina, por lo general, no cubren los gastos durante, al menos, dos años.
¿Conclusión? Deberás gastar tu dinero de manera inteligente para sostener tu negocio durante el momento más difícil: el inicio. Afortunadamente, elaborar un plan de presupuesto empresarial puede ayudar. A continuación, te ofrecemos algunos consejos para comenzar.
Proyecciones de ingresos
Antes de que puedas elaborar un plan de presupuesto empresarial, debes saber cuántos ingresos generará tu negocio cada mes. Sin duda, calcular los ingresos cuando recién estás comenzando puede ser complicado. Para calcular sus proyecciones, los restaurantes y tiendas consolidados pueden utilizar las cifras del año anterior, pero tú deberás simplemente hacer la mejor estimación que puedas.
Las tiendas minoristas, como las tiendas de conveniencia y licorerías, pueden calcular las ventas potenciales mediante el análisis del tráfico peatonal local. Si tu presupuesto es limitado, simplemente puedes situarte fuera del edificio con un contador y registrar el tráfico de forma manual. Por otro lado, si tienes recursos para invertir en una herramienta demográfica, obtendrás información sobre los tipos de consumidores en tu zona, no solo sobre la cantidad de clientes potenciales.
En el caso de los restaurantes, el proceso es un poco más sencillo. Comienza por determinar la cantidad de asientos en tu establecimiento y calcular cada cuánto tiempo se producirá una rotación en cada mesa. Si multiplicas la cantidad prevista de clientes al día por el costo anticipado de sus órdenes, obtendrás una estimación aproximada de tus ingresos, pero recuerda que esto no es lo mismo que las ganancias. Tus ingresos serán la cantidad de dinero que genere tu restaurante antes de tener en cuenta los costos, por ejemplo, de los alimentos, la mano de obra, el alquiler y los equipos.
Consejo de expertos: si piensas ofrecer servicio de retiro o entrega a domicilio a través de DoorDash, tus ingresos podrían ser aún mayores. Estos servicios te permiten aumentar la cantidad de clientes a los que atiendes independientemente de la capacidad interna de tu restaurante. Para obtener información sobre qué les apetece más a los clientes hoy en día, consulta el informe Tendencias en las órdenes en línea de restaurantes.
Gastos comerciales de los restaurantes
Ahora que tienes una idea aproximada de tus ingresos, puedes comenzar a pensar en cuánto destinar a los gastos más importantes, como la mano de obra, el alquiler y el inventario. Con estos consejos, puedes elaborar un presupuesto para el restaurante, que tenga en cuenta los desafíos frecuentes que deben enfrentar los principiantes, desde la administración del inventario hasta la contratación de la cantidad óptima de trabajadores.
Gasto en alimentos y bebidas alcohólicas
El primer asunto que debe tratar cualquier propietario de restaurante novato es, sin duda, la comida, y esta requiere una inversión considerable. La mejor manera de anticiparse a los costos de los alimentos es incluirlos en tu plan de presupuesto empresarial desde el principio.
Paso 1. Para determinar los costos de los alimentos y los precios del menú, comienza por evaluar la cantidad de ingredientes en cada plato. Por ejemplo, si piensas servir pollo tikka masala, necesitas pechuga de pollo, yogur y garam masala. Sin embargo, también necesitas una gran cantidad de ingredientes adicionales: pimienta negra, comino, pimentón, pimienta de cayena, limón y jengibre. Cuanto más sofisticados y complejos sean los artículos del menú, más costosa será la lista de ingredientes. Asegúrate de tener en cuenta todos los costos ocultos en tus platos e inclúyelos en el presupuesto antes de finalizar el menú.
Paso 2. El abastecimiento es el segundo factor más importante para determinar el gasto en alimentos. Es importante conseguir proveedores locales en los que puedas confiar y, a la vez, hacer un seguimiento de tus gastos y optimizarlos de forma incesante. Si puedes, compara todas las opciones y los precios de los proveedores desde el principio. Comprar alimentos al por mayor puede reducir aún más los costos, pero es posible que debas realizar ajustes con el transcurso del tiempo para disminuir el deterioro de los alimentos y su desperdicio. Si bien estos cambios parecen insignificantes, pueden suponer grandes ahorros.
Paso 3. Cuando comiences a organizar tu menú, también deberás determinar un porcentaje del costo de los alimentos, o la parte de las ventas que se gasta en alimentos. Si no sabes qué cantidad de tus ventas gastas en inventario, todas las demás partidas presupuestarias pueden sesgarse y llevarte peligrosamente a estar en rojo, sin que siquiera lo adviertas. En la mayoría de los restaurantes, el porcentaje del costo de los alimentos se encuentra entre el 28 % y el 32 %.
Paso 4. Con un porcentaje ideal del costo de los alimentos en mente, es hora de calcular el porcentaje anticipado de tu restaurante. Para ello, simplemente suma los costos de los ingredientes de cada artículo estándar del menú y divide el costo de los alimentos crudos por el porcentaje ideal de los alimentos. En otras palabras, divide el costo de los productos vendidos (COGS), o el monto que gastaste en ingredientes e inventario durante un determinado período, por las ventas totales.
Claramente, el volumen de ventas es una gran parte de esta ecuación. Puede verse afectado por el horario del restaurante, la cantidad estimada de cubiertos (p. ej., las personas a las que alimentas) y la cantidad de órdenes para llevar y con entrega a domicilio que abastecerás, además del servicio en el establecimiento. Proyectar el volumen de ventas puede ayudar a fundamentar muchas decisiones financieras y, si no estás conforme con tu porcentaje del costo de los alimentos, buscar una forma de aumentar el volumen de tus ventas puede ser de gran ayuda.
Costos de mano de obra
Los costos de la mano de obra son otro aspecto importante que debes tener en cuenta en el presupuesto de tu restaurante. Piensa en las personas que quieres (y en las que definitivamente necesitarás) en tu equipo.
Paso 1. Determina cuántos miembros del personal de atención al cliente son esenciales para cada turno. ¿Cuántos meseros para el sábado por la noche? ¿Y para el brunch del domingo? ¿Para una noche tranquila de martes? ¿Necesitarás un recepcionista, un sommelier, un barman o un ayudante de bar? Cuantificar a tu equipo es una ecuación delicada. Si bien los costos de la mano de obra aumentan con cada empleado que contratas, estos también aumentan la eficiencia y productividad.
Paso 2. A continuación, calcula tus necesidades en la cocina: un chef principal, cocineros de línea, ayudantes y demás. ¿Cuántos se requieren para cumplir con el mínimo indispensable de operación? Y, ¿cuántos más para acelerar las cosas? Estas decisiones dependen exclusivamente de ti, de tus ventas previstas y del tipo de ambiente de restaurante que pretendas crear. Una vez que decidas un punto de partida para tu equipo, suma los salarios por hora y determina los costos totales de la mano de obra; luego, inclúyelo en tu plan de presupuesto.
Tal vez ahora elabores un plan a corto plazo y, cuando te expandas, uno a largo plazo. Pero cuando cuantifiques a tu equipo, no olvides calificarlo. En tu restaurante, quieres a las personas adecuadas: personas que amen lo que hacen y crean en la misión general de tu restaurante. Formar un equipo al que le importe tu restaurante puede llevar tiempo. Sin embargo, asegurarte de que todos tus empleados estén dentro del presupuesto eliminará el estrés adicional de los costos ocultos de la mano de obra y te permitirá enfocarte en lo que más importa: encontrar a la mejor persona para cada trabajo.
Precios del alquiler
El alquiler será un factor principal al determinar una ubicación para tu restaurante. Un presupuesto puede ayudarte a determinar qué puedes pagar y en qué debes reducir los costos para ajustarte mejor al alquiler, o viceversa. Evalúa la posibilidad de seguir la regla que sugiere que los gastos del alquiler se mantengan dentro del 10 % de las ventas brutas de un restaurante. Esto puede ayudarte a garantizar que la ubicación no le cause a tu establecimiento más perjuicios que beneficios.
Lo ideal es que la ubicación de tu restaurante sea un activo que te ayude a atender a tu mercado objetivo, atraer clientes que sientan entusiasmo y pasión por tu comida, y te coloque en un lugar en el mapa donde se pueda correr la voz fácilmente. Sin embargo, obviamente, trabajar dentro de tus necesidades de pies cuadrados y tu presupuesto asignado son preocupaciones necesarias, en especial, si quieres superar los períodos de poca actividad sin que el alquiler se convierta en una amenaza para tu negocio.
Por lo tanto, encontrar una ubicación que te permita llegar a tu mercado objetivo, pero que cumpla con tus necesidades de pies cuadrados y tu presupuesto (incluso cuando las ventas sean bajas) es fundamental. Y tener en cuenta todo esto desde el principio es la mejor manera de mantener la cocina ocupada y las puertas abiertas.
Gastos comerciales de las tiendas de conveniencia
Alquiler. La ubicación puede provocar el éxito o la ruina de tu negocio. Para elegir una ubicación, ten en cuenta el tráfico peatonal o de automóviles, así como el hecho de si existe competencia cerca. Además, se recomienda respetar la misma regla del 10 % que se sugiere para los propietarios de restaurantes. Si el presupuesto lo permite, por lo general, es aconsejable mantener el alquiler en el rango que abarca entre el 5 % y el 10 % de los ingresos.
Inventario. Los días en que se pasaba por una tienda de conveniencia solo para buscar un refresco y papas fritas quedaron en el pasado. En 2019, CNBC informó que, en las tiendas de conveniencia, las frutas y verduras se vendían tan bien como las palomitas de maíz y los pretzels. A medida que las personas busquen más frutas y verduras, y comidas preparadas saludables, en tu plan de presupuesto empresarial, deberás tener en cuenta el precio y la vida útil más corta de estos artículos perecederos.
Combustible. La NACS informa que aproximadamente el 80 % de las tiendas de conveniencia en los EE. UU. vende carburante y el 80 % de todas las ventas de carburante se realiza en tiendas de conveniencia. Si piensas ofrecer gasolina u otro tipo de combustible para atraer clientes a tu tienda, los costos iniciales serán más elevados. Ten en cuenta las licencias y los permisos necesarios, los costos que implica renovar las instalaciones y el inventario que requieras para comenzar.
Licencias. Como en el caso del combustible, para vender algunos artículos populares de las tiendas de conveniencia, como tabaco y billetes de lotería, necesitarás una licencia. Es posible que también se requieran permisos adicionales, como permisos de ocupación y de impuestos sobre las ventas. Estos suman rápidamente, así que asegúrate de investigar.
¿Necesitas una forma de llegar a nuevos clientes y generar más ingresos? Los restaurantes de los EE. UU. y Canadá pueden probar DashMart, una plataforma minorista diseñada específicamente para las tiendas de conveniencia. Simplemente envía tu inventario y el equipo de DashMart te ayudará a incluir los productos en la plataforma donde los clientes hambrientos puedan encontrarlos fácilmente.
Gastos comerciales de las licorerías
¿Piensas abrir una licorería? A diferencia de los restaurantes y las tiendas de conveniencia, las licorerías no deben preocuparse por administrar mucho inventario de productos perecederos, ya que la mayoría de las bebidas alcohólicas son no perecederas y no es necesario venderlas tan rápido como en el caso de los alimentos básicos, como la leche, los huevos o las comidas preparadas. Dicho eso, de todas formas necesitarás un presupuesto para garantizar que tu tienda tenga un inicio sin problemas.
Alquiler. Al igual que en el caso de los restaurantes y las tiendas de conveniencia, se recomienda un alquiler asequible con una buena ubicación. Apunta al mismo objetivo de destinar entre el 5 % y el 10 % de tus ingresos al alquiler para poder manejar el presupuesto.
Inventario. Si bien las bebidas alcohólicas tienen una vida útil más prolongada que la mayoría de los alimentos, son bastante costosas. Para abastecer tu tienda, necesitarás un gran capital a fin de comprar bebidas más costosas, como vinos y licores, posiblemente cientos de miles si piensas abrir una tienda grande con una amplia selección. Comprar al por mayor puede ayudar a disminuir estos precios.
Licencia para vender licor. La industria de las bebidas alcohólicas está muy regulada y, para vender licor, necesitarás obtener un permiso mediante el gobierno local. Según NerdWallet, estos pueden variar desde $300 hasta $14,000 en función de la ubicación de la tienda.
No olvides que cada ciudad, condado y estado tiene normas y requisitos diferentes que rigen los horarios y días de la semana en que puedes vender bebidas alcohólicas. Estas restricciones pueden afectar tus ventas en general, así que asegúrate de tenerlas en cuenta al proyectar los ingresos.
Cómo mantener un control del presupuesto
Ahora que has elaborado un plan de presupuesto para pequeñas empresas, puedes ponerte cómodo y relajarte, ¿verdad? No tan rápido. Después de abrir un negocio nuevo, deberás adaptar tu presupuesto de forma constante para mantener los libros y registros actualizados. Esto será incluso más importante cuando, con el transcurso del tiempo, incluyas más gastos para artículos de línea, como mantenimiento y marketing.
Afortunadamente, la tecnología puede ayudarte a optimizar los ingresos una vez que tu negocio despegue. Los socios de DoorDash obtienen acceso al Portal de tiendas, que proporciona análisis valiosos sobre los artículos con mejor rendimiento fuera del local, las calificaciones de los clientes, y los clientes nuevos y habituales.
Si buscas una manera de incluir un poco más de flexibilidad en el plan de presupuesto de tu negocio o restaurante, obtén más información sobre cómo asociarse con DoorDash y sobre todos los ingresos adicionales que pueden generar las órdenes para llevar y con entrega a domicilio. Y para obtener más ayuda con el presupuesto, descarga nuestra Plantilla de presupuesto para restaurantes fácil de usar.
