¿Cuál es una de las primeras medidas que debe tomar cualquier emprendedor nuevo? Contar con un plan de negocios bien pensado que presente su misión, ofrezca un concepto de alto nivel para generar ganancias y, por supuesto, tenga en cuenta los gastos generales.
Para los nuevos propietarios de restaurantes, calcular los gastos generales es una parte importante de sentar las bases para el éxito del negocio en un mercado competitivo. Sin embargo, entre elaborar un menú delicioso, atraer nuevos clientes para que prueben los productos y planificar las operaciones diarias, determinar cómo calcular los gastos generales puede pasar desapercibido, especialmente si los propietarios de restaurantes no están familiarizados con el proceso.
Si bien puede parecer abrumador, saber cómo calcular los gastos generales es fundamental para los negocios que buscan comenzar a trabajar y aumentar sus márgenes de ganancia. ¿Por qué? Porque, para algunas industrias, los márgenes son muy reducidos. De hecho, el margen de ganancia promedio de los restaurantes de servicio completo es de aproximadamente entre un 3 % y un 5 %.
Desde el alquiler y los servicios públicos hasta la publicidad y los salarios, los gastos generales incluyen todos los aspectos operativos que son necesarios para que el negocio se mantenga en funcionamiento. Si bien muchos de estos gastos son fijos, utilizar una fórmula para calcular la tasa de gastos generales puede ayudar a los propietarios de negocios a administrar los gastos actuales y futuros, en tanto que analizan las oportunidades de flexibilidad.
Una vez que sepas cómo calcular los gastos generales, tu negocio estará mejor posicionado para tomar decisiones estratégicas que puedan aumentar la eficiencia del personal, aumentar las ventas y disminuir los gastos generales. Descubre cómo preparar la mesa para el éxito aprendiendo a calcular y analizar los gastos generales.
Identifica los gastos generales mensuales
Primero es lo primero: antes de utilizar la fórmula para calcular la tasa de gastos generales, el propietario de cualquier negocio debe identificar sus gastos mensuales. Comienza por enumerar tus gastos operativos mensuales en una lista completa. En el caso de la mayoría de los establecimientos minoristas y gastronómicos, esto incluye lo siguiente:
Alquiler
Servicios públicos
Seguro
Materiales y equipos
Gastos de publicidad y marketing
Gastos contables y legales
Salarios y sueldos
Depreciación
Tarifas y licencias gubernamentales
Impuestos a la propiedad
Si bien muchos gastos de esta lista son fijos, como el alquiler, los impuestos y el seguro, otras áreas cambian constantemente, como la publicidad, el marketing y los equipos. Por ejemplo, puedes gastar más en publicidad y marketing en los meses previos al día de la inauguración, pero, con el tiempo, este gasto disminuirá significativamente. O bien, si tu negocio invierte en equipos modernos de alta tecnología, estas adquisiciones pueden aumentar la eficiencia operativa y posiblemente reducir los gastos de personal. Por este motivo, es importante revaluar los gastos generales todos los meses, ya que estos evolucionan con las necesidades cambiantes del negocio.
Otros gastos, como el inventario, las materias primas y la mano de obra de producción, son gastos directos, que no se consideran generales y no deben tomarse en cuenta para calcular los gastos generales.
Calcula los gastos generales como un porcentaje de las ventas
Una vez que tengas una lista completa de los gastos generales mensuales, suma todos estos gastos para calcular los gastos generales agregados. Como propietario de un nuevo negocio, saber qué porcentaje de dinero se destina a gastos generales es una medida útil para determinar los precios que establecerás y el presupuesto con el que cuentas. Además, comparar estos gastos generales con las ventas mensuales resulta fundamental para medir la eficiencia, la rentabilidad y el éxito general de tu restaurante.
¿Cuál es el próximo paso? Divide los gastos generales mensuales por las ventas mensuales y multiplica ese total por 100 para determinar el porcentaje de gastos generales.
Por ejemplo, si tu negocio genera $500,000 por mes y los gastos generales son de $200,000 por mes, dividirías 200,000 por 500,000; cuyo resultado es 0.4. Luego, multiplica por 100 para llegar a un porcentaje de gastos generales del 40 por ciento. ¡Y ahí lo tienes! Si bien, al principio, puede haber parecido intimidante, acabas de aprender a calcular los gastos generales en unos pocos y simples pasos.
Analiza el porcentaje de gastos generales
Ahora que tienes este cálculo, ¿qué te dice sobre tu negocio? Como regla general, el hecho de que el porcentaje de gastos generales sea inferior al 35 % es un buen indicador de que tu restaurante funciona de manera eficiente. Sin embargo, el ejemplo anterior del 40 % de gastos generales significa que hay posibilidades de pensar más estratégicamente sobre los gastos operativos y reducir los gastos generales sin comprometer la experiencia del cliente.
Conocer el porcentaje de gastos generales también puede ayudarte a elaborar estrategias para aumentar las ventas del restaurante mediante la optimización de los precios del menú, la mejora de la rotación de mesas y la creación de procesos más eficientes para el servicio de entrega a domicilio, el servicio de retiro y el consumo en el local. Al mismo tiempo, reducir los gastos generales y buscar formas creativas de aumentar las ventas se traduce en un modelo comercial más sólido y exitoso.
Sé estratégico para reducir los gastos generales
Si tenemos en cuenta que la mayoría de los restaurantes comienza a obtener ganancias al cabo de tres a cinco años, no es de extrañar que tu negocio no resulte rentable de inmediato. Dicho eso, el camino hacia la rentabilidad definitivamente será más rápido si los gastos generales son más bajos.
Una forma eficaz de reducir los gastos generales es invertir en tecnologías fáciles de usar. Si bien comprar tecnología costosa y moderna no parece ser una solución intuitiva para mantener los gastos bajos, los efectos a largo plazo en la productividad y la eficiencia, por lo general, justifican la inversión por adelantado.
Por ejemplo, los sistemas de pantalla de cocina son cada vez más populares a medida que los restaurantes modernos siguen buscando nuevas formas de optimizar sus operaciones a través de la tecnología. Esta pantalla digital permite al personal de la cocina hacer un seguimiento de las órdenes que ingresan y comunicarse de manera más eficaz con el personal de atención al cliente, lo que ayuda a evitar errores, mejorar la precisión y aumentar la rotación de mesas. Cuando el personal es más eficiente, necesitas menos personas para realizar el trabajo y menos dinero para destinar a salarios y sueldos. Además, una mayor rotación de mesas significa más personas en la puerta y más ganancias.
Otra posibilidad para reducir los gastos generales es ofrecer un servicio de entrega a domicilio a los clientes. De hecho, el 67 % de los restaurantes afirma que logró aumentar sus ganancias el año pasado gracias al servicio de entrega a domicilio, el servicio de retiro y las órdenes en línea de DoorDash. El servicio de entrega a domicilio también puede ser más rentable que el consumo en el local, ya que las órdenes son ventas incrementales que no requieren un aumento de la mano de obra ni gastos generales significativos.
DoorDash puede ayudar a los restaurantes a llegar a nuevos clientes con Self-Delivery, que te permite hacer que tu restaurante aparezca en DoorDash y, a la vez, abastecer entregas en el local por una comisión reducida. Si buscas obtener acceso a Dashers por demanda para entregar las órdenes que se realizan en tu propio sistema de órdenes en línea, evalúa la posibilidad de utilizar Drive de DoorDash. Nuestra solución genérica de entrega a domicilio incluye una plataforma de logística innovadora que te permite solicitar un repartidor en cualquier momento, hacer un seguimiento de las órdenes y mantener tu marca. Estas soluciones rentables pueden ayudarte a mantener un servicio de entrega a domicilio confiable sin gastos abrumadores.
Extrae información a partir de las cifras
Si bien el propietario de cualquier negocio tiene una larga lista de responsabilidades y gastos que debe considerar al poner en marcha su negocio, uno de los factores más importantes por los que debes comenzar es contar con una calculadora y tener a mano la fórmula para calcular los gastos generales.
Al aprender a calcular los gastos generales, prepararás tu negocio para el éxito con información sobre tus gastos mensuales habituales, un plan para tu presupuesto y posibilidades de reducir los gastos. Dado que tu negocio cambia inevitablemente, puedes revaluar los gastos generales todos los meses y calcular un nuevo porcentaje de gastos generales como punto de referencia. Quizás puedas renegociar el alquiler mensual, invertir en equipos rentables o reducir el presupuesto de marketing a medida que tu negocio adquiera popularidad, así que asegúrate de tener en cuenta estos cambios cuando revises el porcentaje de gastos generales.
Al inicio de cada mes, saca el total de los gastos mensuales, calcula el porcentaje de gastos generales y compáralo con las ganancias. Desde allí, sé estratégico sobre la forma en que reduces los gastos; para ello, mantente atento a las necesidades más urgentes de tu negocio. Entabla un diálogo con el personal para saber qué puntos débiles creen que deben abordarse y asegúrate de que esta conversación se lleve a cabo de manera permanente. Con esta información, tu negocio podrá ver llegar órdenes y seguir brindando el más alto nivel de servicio.
