Si administras un restaurante, probablemente recuerdes cómo era ser un empleado con propina; después de todo, según la Asociación Nacional de Restaurantes, el 80 % de los propietarios de restaurantes y el 90 % de los gerentes de restaurantes ocuparon puestos básicos cuando iniciaron sus carreras en la industria.
De hecho, la Asociación Nacional de Restaurantes también informa que el 63 % de los adultos que trabajan, en algún momento, ha tenido un trabajo en el espacio gastronómico. Tal vez, eso explica por qué cuando se les pregunta qué profesiones merecen más recibir propinas, el 71 % de las personas encuestadas indicó que los trabajadores gastronómicos.
Muchos operadores saben por experiencia propia cómo era recibir propinas en efectivo al final del día y llevarse ganancias adicionales a casa para complementar sus salarios. Sin embargo, hoy en día, calcular la nómina puede ser mucho más complicado, especialmente debido a que las tarjetas de débito y crédito se han convertido en el medio de pago favorito de una cantidad de clientes cada vez mayor.
Por este motivo, incorporar el pago de las propinas en los procesos de nómina es una excelente solución para los propietarios de restaurantes. En lugar de perder tiempo valioso recopilando manualmente las ganancias de los empleados en hojas de cálculo, tarjetas de control y cronogramas (mientras calculas las propinas, las horas extra, los impuestos retenidos y los beneficios), optimizar estos procesos mediante una única plataforma de pago resulta mucho más eficaz. Además, esto ayuda a aumentar la precisión de tus registros financieros y, a la vez, a reducir los riesgos y responsabilidades que supone mantener dinero en el establecimiento.
Por qué el cumplimiento de la nómina de los restaurantes es una prioridad
Cuando se trata de dejar propina, hay una cantidad considerable de normas, reglamentaciones y tecnicismos. Por ejemplo, para que se considere un empleado con propina, un miembro del equipo debe ganar, al menos, $30 en propinas por mes de forma regular, y estas propinas se consideran ingresos imponibles. Sin embargo, las propinas no son imponibles cuando suman menos de $20 por mes.
Además, para que se considere una propina, debe ser el cliente, que puede elegir cuánto dinero entregar y a quién, el que realice el pago libremente. Las tarifas que impone el restaurante (por ejemplo, autogratificaciones para grupos mayores a un determinado tamaño), son cargos por servicio, incluso si funcionan eficazmente como un tipo de propina.
Como si llevar un registro de eso no fuera suficiente para los propietarios de restaurantes, hay una gran variedad de leyes relacionadas con el salario mínimo y las horas extra que varían según los diferentes estados y regiones, lo que les puede complicar las cosas a los restaurantes que operan en varias jurisdicciones. En virtud de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA), los “créditos por propinas” les permiten a los empleadores pagarles salarios más bajos a los empleados con propina siempre y cuando las propinas sean suficientes para reforzar sus ganancias y alcanzar el salario mínimo local, pero si pagan menos de eso, podrían tener que afrontar multas, penalizaciones e incluso demandas.
Por último, ten en cuenta que las normas y reglamentaciones en torno a un fondo común de propinas difieren de un lugar a otro. No solo debes elaborar una política que cumpla con las normas, sino también debes formalizarla por escrito y garantizar que tus empleados la conozcan bien y estén al tanto de las actualizaciones que realizas. Sin embargo, la FLSA no especifica una contribución mínima ni máxima para los fondos comunes de propinas.
La importancia de la precisión a la hora de pagar las propinas a los empleados
Si tus empleados reciben sus ganancias por propinas al final de su turno, es posible que valoren el dinero instantáneo a corto plazo. Pero como propietario o gerente, los desafíos de hacer una referencia cruzada de las ganancias por propinas entregadas voluntariamente de los empleados con los datos de las ventas, así como las dificultades que pueden surgir de un registro impreciso, supone riesgos a largo plazo para tu negocio.
Por lo tanto, a medida que más pagos se realizan de manera electrónica, tiene sentido adoptar una estrategia de propinas moderna para integrar con tus procesos de nómina. Una solución para pagar las propinas en la nómina puede ayudar a llevar un registro de las ganancias por propina, mitigar el pago en exceso y el pago insuficiente, garantizar que los impuestos sobre las propinas se apliquen correctamente y distribuir los pagos adecuados a las personas adecuadas. Puede marcar el final de las propinas en efectivo, pero al final del día, agregar las propinas directamente a los salarios de los empleados reduce el tiempo de administración y los riesgos de cumplimiento.
Para los propietarios de restaurantes, como Cody Pellerin, que administra Americano Lounge en Nashville, contar con sistemas de nómina digitales e inteligentes reduce drásticamente los gastos del negocio y garantiza que todos los empleados reciban el salario con propinas que les corresponde.
“Si tuviera que contratar a alguien para que haga todo esto por mí, me costaría una fortuna. Cuando se trata de la nómina, se pueden cometer muchos errores, por lo que no hay un buen motivo para intentar hacerlo tú mismo. A cualquier persona que esté iniciando su propio negocio le diría que definitivamente debe contratar a ADP”.
Cómo hacer la nómina de los empleados con propina
Las propinas son ingresos imponibles, lo que significa que una vez que sumaste las propinas que ganaron tus empleados, esto se combina con los salarios por hora para calcular el pago bruto. Después, puedes determinar el pago neto deduciendo los impuestos a las ganancias federales y estatales (FICA) (que incluyen el seguro social y Medicare) y el impuesto federal por desempleo (FUTA). Detalla estas deducciones en el recibo de sueldo para que tu equipo comprenda cómo se derivó su pago neto.
En lo que respecta a los empleados con propina, el Formulario 8027 es especialmente fundamental. Se aplica a todos los negocios que califican como un “establecimiento grande de comida y bebida” (esto significa todos los restaurantes que no sean de comida rápida, que atiendan a los clientes en las instalaciones, que empleen a más de 10 personas en un día hábil promedio y que incluyan las propinas como una práctica estándar).
Un sistema de nómina de avanzada y fácil de usar, como ADP, te permite acceder y archivar este formulario en el IRS para informar los recibos anuales de propinas por comida y bebidas, así como la asignación de las propinas. Las integraciones también se encuentran en la plataforma para ayudar a los propietarios de negocios como Skyler Blacknall of Smoothie King a aprovechar los posibles ahorros en impuestos; por ejemplo, los restaurantes pueden tener a disposición el crédito fiscal por oportunidad de trabajo (WOTC).
“Creo que ADP desempeñará un papel fundamental para ayudarme a avanzar. Sin un sistema de nómina de primer nivel, crecer y ser exitoso es muy difícil. ADP definitivamente me ayudará a lograr mis objetivos”.
Sé transparente cuando pagues las propinas de tarjetas de crédito a los empleados
Es posible que últimamente tus empleados reciban más propinas electrónicas que nunca gracias a la posibilidad que tienen los clientes de entregar propinas que no sean en efectivo directamente a través del sistema de punto de venta. Cuando se les solicita dejar una propina, el 41 % de los estadounidenses lo hace siempre, mientras que el 35 % lo hace con frecuencia, el 19 %, a veces y solo el 4 % casi nunca deja propina.
Desde luego, los miembros de tu personal deben tener su propio registro de propinas diario y mantenerte al tanto, pero puedes ayudarlos si cuentas con un sistema de nómina que facilite el acceso a tu información de pago en una computadora de escritorio o en dispositivos móviles. Esto te permitirá resolver rápidamente cualquier discrepancia que surja y ayudará a los empleados cuando tengan que informar tus ganancias por propinas en sus propios impuestos.
Finalmente, llevar un registro y pagar las propinas a través de la nómina le simplifica la estructura de entrega de propinas a tu negocio y, a la vez, genera ahorros en costos y garantiza el cumplimiento de las normas y reglamentaciones en torno a las propinas. En lugar de gastar infinidad de horas haciendo cuentas en la zona de uso privado, puedes enfocarte en lo que mejor haces: ofrecer comida y experiencias increíbles a tus clientes.
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