En lo que respecta a los impuestos que deben pagar los restaurantes, es importante que los dueños estén al tanto de los requisitos más recientes. Disponer de un sistema para organizar todos tus ingresos, gastos y documentación durante todo el año te ayudará a evitar problemas de última hora que pueden dar lugar a errores costosos y a maximizar los beneficios impositivos disponibles para los restaurantes.
En este artículo, compartiremos una serie de consejos, normativas y recursos sobre los impuestos de los restaurantes que deben tenerse en cuenta para la temporada fiscal.
¿De qué tipos de impuestos son responsables los restaurantes?
Impuesto sobre la renta de los restaurantes
En los Estados Unidos, todos los negocios, incluidos los restaurantes, están sujetos al impuesto federal sobre la renta. Este impuesto se calcula a partir de los ingresos netos de un negocio, que son los ingresos totales menos los gastos y otros ajustes.
El monto del impuesto federal sobre la renta de los restaurantes que pagues dependerá de la estructura comercial de tu restaurante. A continuación, te presentamos cuatro estructuras comerciales comunes para restaurantes y las implicaciones fiscales de cada una de ellas:
Único propietario: los únicos propietarios operan negocios no constituidos en sociedad, en los que solo un propietario paga el impuesto sobre la renta de las personas físicas por los beneficios obtenidos del negocio. Los propietarios únicos deben declarar los ingresos y gastos del negocio en su declaración fiscal personal mediante el formulario del Anexo C.
Sociedad: las sociedades no presentan declaraciones del impuesto sobre la renta de los restaurantes al IRS, sino que presentan una “declaración informativa” en la que se declaran los ingresos, las deducciones y otros datos del negocio. Al igual que en el caso de los únicos propietarios, el impuesto sobre la renta de la sociedad se “transfiere” a cada socio, que incluye su parte de los ingresos o las pérdidas del restaurante en su declaración fiscal personal.
Corporación: las corporaciones están más reguladas y deben presentar una declaración fiscal comercial. Si se trata de una corporación C, los ingresos se gravan tanto a nivel corporativo como individual. En el caso de las corporaciones S, los ingresos se transfieren a los accionistas a nivel individual.
LLC: una empresa de responsabilidad limitada (LLC) tiene uno o más propietarios a los que se denominan “miembros”. Los miembros tienen la flexibilidad de elegir entre pagar impuestos como sociedad, corporación o mediante declaraciones fiscales personales.
Además de los impuestos federales sobre la renta, los restaurantes situados en determinadas jurisdicciones también pueden estar obligados a pagar impuestos estatales y locales sobre la renta. Según la situación o la ubicación del restaurante, es posible que se apliquen impuestos basados en los ingresos brutos o en el patrimonio neto/capital. Debes consultar con un asesor fiscal local para determinar los impuestos que pueden ser aplicables en función de tu situación y tus circunstancias particulares.
Asegúrate de consultar el sitio web del IRS y pregunta a tu contador por los requisitos fiscales más recientes para restaurantes y las políticas para cada estructura comercial.
Impuestos sobre la nómina de los restaurantes
Los impuestos sobre la nómina son impuestos que los empleados y sus empleadores deben pagar en función de los sueldos, los salarios y las propinas devengados. Todo dueño de restaurante que tenga empleados contratados debe retener los impuestos sobre la nómina de sus salarios.
Por lo general, los empleadores deben retener los impuestos federales sobre la renta de los salarios de sus empleados. Para calcular qué monto de impuestos retener, utiliza el Formulario W-4 del empleado y las tablas de retención de la Publicación 15 del IRS.
La Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) exige un impuesto sobre los salarios de los empleados, así como contribuciones de los empleadores, para financiar los programas estadounidenses de Seguro Social y Medicare. Para 2021, todos los empleadores deben retener el 6,2 % para el Seguro Social y el 1,45 % para Medicare del salario bruto de los empleados. Los dueños de restaurantes deben hacer coincidir las retenciones y enviar el importe total al IRS.
También son responsables de la Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA), un impuesto sobre la nómina que se utiliza para financiar los beneficios por desempleo. Si tienes empleados, debes pagar FUTA al IRS, pero no podrás retener nada de la nómina de tus empleados para hacerlo. El índice estándar del impuesto FUTA es actualmente del 6,0 % sobre los primeros $7,000 de salarios imponibles por empleado, lo que significa que el impuesto máximo que los empleadores deben pagar por empleado y por año fiscal es de $420. Los empleadores que cotizan puntualmente al impuesto estatal de desempleo pueden llegar a pagar tan solo $42 por empleado.
Los empleadores también deben ser conscientes de los impuestos estatales/locales sobre la nómina aplicables a la ubicación de su restaurante, que podrían incluir retenciones del impuesto sobre la renta estatal, incapacidad estatal, desempleo estatal, retenciones locales, etc.
Impuesto sobre las propinas de los restaurantes
Los empleadores de un negocio basado en propinas, como un restaurante, deben declarar los ingresos por propinas y pagar los impuestos federales y estatales sobre la renta, además de los impuestos sobre la nómina de las propinas de los empleados. Por eso es importante que los dueños de restaurantes lleven un registro diario de las propinas y de cómo estas se reparten entre el personal.
Los empleadores deben conocer las normas fiscales de los restaurantes para declarar las propinas, de modo que puedan mantener informado al personal. También debes comunicar al personal que recibe propinas que todas las propinas se deben declarar como ingresos imponibles en las declaraciones fiscales individuales. Eso significa que los empleados deben hacer un seguimiento de las propinas que recibieron durante el año fiscal, luego comunicar ese monto a sus empleadores e incluirlo en sus propias declaraciones fiscales.
Impuesto sobre las ventas de los restaurantes
El impuesto sobre las ventas es un impuesto sobre la venta de bienes y servicios que generalmente paga el cliente. En el caso de los restaurantes, eso implica cobrar el impuesto sobre las ventas aplicable a las comidas y bebidas vendidas (tanto para consumir en el restaurante como fuera de él), y también a los productos de promoción, como camisetas y tazas de café. Sin embargo, los negocios por lo general no deben cobrar el impuesto sobre la venta de tarjetas regalo. Las normas estatales pueden variar, pero normalmente, se cobra el impuesto sobre las ventas de los artículos comprados con una tarjeta regalo.
Las tasas impositivas varían según el estado e incluyen tanto los impuestos estatales como locales. California tiene la tasa impositiva sobre las ventas más alta del estado, un 7,25 %, que puede llegar hasta el 10,25 % con los impuestos locales. Hay cinco estados (Alaska, Delaware, Montana, Nuevo Hampshire y Oregón) que no tienen impuesto estatal sobre las ventas. Mientras que 45 estados tienen un impuesto sobre las ventas, alrededor de 38 estados cobran tanto el impuesto estatal como el local, por lo que se deben tener en cuenta las tasas impositivas locales sobre las ventas.
Como dueño de un negocio, también debes conocer los plazos para declarar y pagar el impuesto sobre las ventas que has recaudado. Normalmente, los dueños de restaurantes pagan impuestos sobre las ventas de forma trimestral o mensual, según el volumen de ventas. Además, algunos estados te exigirán que remitas el impuesto sobre las ventas al estado con mayor frecuencia que cuando presentas una declaración (como los pagos anticipados).
Por último, ten en cuenta que algunos estados gravan la venta de comida de forma diferente, en función de si se consume dentro o fuera del local, si se sirve caliente o fría y si se compró por medio de una plataforma de terceros como DoorDash. Es importante estar al tanto de cómo se gravan los distintos tipos de comidas en los diferentes estados y saber quién cobra el impuesto sobre las ventas aplicable a la venta de comidas y bebidas.
Impuestos a la propiedad
Otro impuesto que deben pagar los restaurantes y los propietarios deben conocer son los impuestos a la propiedad. Si eres propietario de los bienes inmuebles de tu restaurante (en lugar de alquilarlos), debes pagar impuestos sobre la propiedad, que cobra la administración local o estatal.
¿Qué deducciones fiscales pueden aplicar los restaurantes?
Como todos los negocios, los restaurantes pueden deducir los gastos comerciales de sus ingresos imponibles. Los dueños de restaurantes declararán y clasificarán estos gastos en el formulario del Anexo C.
Cada gasto comercial que deduzcas en tu declaración fiscal del restaurante debe estar documentado. Eso significa que los dueños de restaurantes deben mantener registros detallados de sus gastos, incluidos los recibos y la categoría del Anexo C.
En el caso de los restaurantes, aquí hay una lista de gastos comerciales comunes deducibles de impuestos:
Salarios y beneficios de los empleados: dinero gastado en mano de obra, incluidos salarios, bonificaciones, comisiones, pago por enfermedad, pago por vacaciones, planes de salud, entre otros.
Trabajo por contrato: salarios pagados a contratistas independientes (no empleados).
Costo de bienes vendidos (COGS): el costo de elaborar las comidas y bebidas del menú, así como el dinero gastado en almacenamiento, envases para llevar y productos de promoción.
Costos operativos: los costos cotidianos que implica el funcionamiento del negocio, incluidos el alquiler, los servicios públicos, el material de oficina, los menús, la decoración del restaurante y los servicios de lavandería.
Costos de marketing: incluidos los letreros, la publicidad en redes sociales, las herramientas de software de marketing, las tarifas de alojamiento de sitios web y mucho más.
Uso de vehículos: el costo de los automóviles o camiones utilizados para fines comerciales, incluidos el mantenimiento, el combustible, el seguro, el estacionamiento, el kilometraje y más.
Servicios jurídicos y profesionales: incluye los honorarios que se pagan al abogado, contador, asesor financiero o cualquier otro servicio profesional.
Depreciación: el costo de los activos fijos (p. ej., equipos de cocina, muebles) o las mejoras de capital que aumentan el valor de la propiedad (p. ej., renovaciones del comedor o actualización del sistema HVAC) con el transcurso del tiempo.
Pérdidas operativas: si sufriste pérdidas como consecuencia de las operaciones comerciales en años previos, puedes trasladar esa pérdida operativa neta (NOL) a ejercicios anteriores para obtener un reembolso.
¡Y muchos más! No olvides hablar con tu asesor fiscal para asegurarte de que estás maximizando las deducciones fiscales por restaurante que tienes a tu disposición.
Conclusión: organiza los impuestos que debe pagar tu restaurante
Los propietarios de pequeñas empresas, especialmente los que tienen negocios con dinero en efectivo, como restaurantes, desafortunadamente pueden ser objetivo del IRS.
Como resultado, los dueños de restaurantes deben adoptar un enfoque proactivo en relación con los impuestos de los restaurantes y crear una estrategia para mantenerse organizados durante todo el año. Estos son algunos consejos para la declaración de impuestos cuando te asocias con DoorDash, incluso cuándo y cómo recibirás los Formularios 1099-K, información sobre las reglas del Facilitador de Marketplace y más.
Ya sea que realices el seguimiento de los ingresos, los gastos y las deducciones mediante herramientas de contabilidad en línea, hojas de cálculo o un archivador, elige un sistema que funcione para tu negocio (y que sepas que utilizarás durante todo el año). Además, hablar con un profesional de impuestos para estar informado sobre los requisitos fiscales más recientes para los dueños de restaurantes te ayudará a evitar errores, reducir el estrés y garantizar la precisión en la declaración fiscal de tu restaurante.
Descargo de responsabilidad: este contenido tiene únicamente fines informativos y no pretende ser asesoramiento jurídico, contable, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo. Eres responsable de tu propio cumplimiento de las leyes y normativas. Comunícate con tu abogado u otro asesor pertinente para obtener asesoramiento específico según tus circunstancias.
